Sebelum memulai perjalanan proyek, ada satu kunci rahasia yang dapat membuka pintu sukses: Project Charter. Apa itu Project Charter, dan mengapa ini bisa menjadi game-changer untuk proyek Anda?

Menggali Arti Project Charter

Project Charter bukan hanya dokumen formal. Ini adalah peta jalan yang mengarahkan proyek Anda dari konsep hingga penyelesaian. Dalam bahasa sederhana, ini adalah panduan utama yang memberikan identitas pada proyek Anda.

Project Charter, pernah mendengar salah satu jenis dokumen manajemen proyek satu ini? Dilansir dari PMI, Project Charter adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Di mana, dokumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.

Sedikit banyak, Project Charter juga menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena Project Charter berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Meski sekilas terdengar sama seperti bagian dari project planning, Project Charter berbeda karena hanya memuat informasi-informasi ringkas dan bukan rincian detail seperti tugas tiap sub unit dalam sebuah proyek. 

Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai.

Mengapa Ini Penting?

Keselarasan Tujuan: Project Charter memastikan semua pemangku kepentingan sepakat tentang tujuan proyek. Ini menghindarkan kebingungan di kemudian hari.

Pemahaman Lingkup: Dokumen ini memberikan gambaran jelas tentang apa yang akan dicapai proyek dan batasannya. Menghindari proyek mengambang yang berbahaya.

Alat Komunikasi Efektif: Project Charter adalah bahasa umum bagi semua tim proyek. Ini memastikan semua orang berbicara dan memahami hal yang sama.

Basis Keputusan: Dalam situasi sulit, Project Charter menjadi dasar keputusan. Ini memberikan landasan untuk mengevaluasi apakah proyek berjalan sesuai rencana.

Cara Membuat Project Charter yang Efektif

Jelas dan Singkat: Hindari bahasa yang rumit. Project Charter harus dapat dipahami oleh semua pihak terlibat.

Tujuan yang Didefinisikan dengan Jelas: Tetapkan tujuan secara terperinci. Semakin jelas, semakin mudah diikuti.

Identifikasi Risiko Potensial: Tanamkan bagian yang mencakup risiko potensial dan langkah-langkah mitigasi yang akan diambil.

Pemangku Kepentingan yang Didefinisikan: Pastikan daftar pemangku kepentingan lengkap dan terkini.

Fungsi Project Charter

1. Pertama, Project Charter membantu memutuskan apakah akan mengeksekusi sebuah proyek.

2. Kedua, memuat informasi yang menjelaskan resiko dan estimasi sebuah proyek.

3. Ketiga, mendefinisikan tanggung jawab para pemangku kepentingan (stakeholder) nantinya dalam sebuah proyek.

Bagaimana Cara Membuat Project Charter?

1. Pahami dengan betul tujuan dan sasaran proyek anda. Identifikasi visi proyek anda dan tentukan ruang lingkup proyek tersebut.

2. Tentukan bentuk organisasi dalam proyek anda. Buatlah daftar semua peran penting yang dibutuhkan sebuah proyek. Seperti para stakeholder eksekutif hingga tim proyek di lapangan.

3. rencana implementasi di mana di dalamnya mencakup milestones, timeline, dependencies, hingga stakeholders. 

4. Buat daftar risiko atau hambatan potensial yang mungkin terjadi saat proyek berlangsung. Tidak ada yang mengharapkan akan terjadinya masalah dalam proyeknya. Namun, membuat perencanaan semacam ini membuat semua tim dapat mengontrol situasi dan mengatasi dengan baik jika masalah yang telah diantisipasi benar-benar terjadi. 

Contoh Project Charter

Mungki sebagian dari anda tidak bisa benar-benar mencerna penjelasan di atas selain lewat contoh. Jadi, mari lihat contoh Project Charter di bawah ini dan bayangkan anda sedang menyusunnya dengan informasi-informasi dari rencana proyek anda saat ini.

Company AAA Project Charter

Project Name: “Main Investasi Di Tengah Pandemi. Financial Growing or Financial Gambling?” Webinar

Project Description: Seminar bertemakan investasi yang digelar selama 1 jam dengan Mr. XX sebagai pembicaranya.

Business Case:

Supports company goals of:

1. Menaikan tingkat penjualan sebanyak 25% pada quartal ke-2 2021.
2. Menaikan brand awareness dan engagement.

Project Deliverables:

1. Landing company’s page untuk pendaftaran webinar.
2. One-hour webinar.

Project Benefits:

1. Menaikan reputasi brand.
2. Menaikan tingkat penjualan marketing.

Project Risks:

1. Popularitas speaker yang berada di kelas B/C.
2. Belum adanya pengalaman mengadakan seminar sebelumnya.
3. Kesulitan teknis.
4. Kepadatan script.

Project Budget : Rp25.000.000 (Dua puluh lima juta rupiah)

Project Milestones:

Promosi dan Registrasi : 10 Maret s/d 10 April 2021

Live Webinar : 11 April 202

Project Team Members:

Project Manager : Sarah Niel

Art Designer : Agata Chelsea

Contact Person : Dara Luna

Webinar Host : Rose Melia

Social Media Coordinator : Andre

Speaker Coordinator : Rara

Mengapa Memilih Tomps untuk Project Charter Anda?

Tomps bukan sekadar platform manajemen proyek. Ini adalah mitra yang dapat membantu Anda merumuskan Project Charter yang kuat dan efektif. Dengan alat kolaborasi canggih, Tomps memberikan fondasi kokoh bagi proyek Anda.

Jadi, tidak masalah apakah Anda pemula dalam dunia proyek atau profesional berpengalaman, Project Charter adalah kunci menuju proyek sukses. Bersama Tomps, Anda tidak hanya memulai proyek, tetapi Anda memulai perjalanan menuju keberhasilan yang tak terhingga!

Itu dia penjelasan tentang apa itu Project Charter dan fungsi pentingnya dalam manajemen proyek. Perbaharui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, your project management solution!