Kesulitan dalam membuat Project Charter yang baik dan benar? Ikuti 10 tahap di bawah ini!

Apakah anda masih kebingungan dalam membuat strategi untuk proyek anda? Kalau begitu, segeralah membuat Project Charter bersama-sama dengan klien dan seluruh stakeholder. Project Charter sendiri adalah sebuah dokumen pendek yang digunakan dalam manajemen proyek. Dookumen satu ini juga sering disebut sebagai Project Definition atau Project Statement.

Sedikit banyak, Project Charter dapat menentukan keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. Hal ini karena dokumen berisikan informasi penting yang mencakup ruang lingkup yang akan dicapai dari sebuah proyek yang akan berjalan. Bagian pentingnya, dokumen satu ini adalah sumber informasi valid yang mendeskripsikan secara lugas apa saja yang klien anda inginkan dalam proyeknya. Hal ini tentu akan membuat anda lebih percaya diri dan fokus membentuk strategi yang tepat untuk proyek anda. 

Berjalan tidaknya proyek akan bergantung pada kesiapan Project Charter. Karena itulah, dokumen ini dibuat sebelum proyek resmi masuk tahap dieksekusi. Nantinya, Project Charter akan menjadi parameter pengambilan keputusan apakah proyek akan dimulai dengan menjelaskan gambaran proses dan tujuan yang ingin dicapai. Bagian awal dari proyek anda inilah yang akan membangun pondasi untuk hasil manajemen proyek anda kedepannya. Jika anda tidak menyiapkan dokumen ini sejak awal, maka artinya anda telah merencanakan kegagalan untuk proyek anda sejak awal pula.

Langkah-Langkah Membuat Project Charter

Menurut A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth Edition, ada 3 tahap utama dalam membuat sebuah Project Charter. Tahapan ini terbagi dalam fase Inputs Stage, Tools & Techniques Stage, dan Outputs Stage. Dalam setiap tahapannya, akan ada proses dokumentasi yang dibutuhkan untuk berlanjut ke tahap berikutnya. 

Project Charter Inputs

1. Business Document (Dokumen Bisnis)

Dokumen ini berisikan informasi mengenai tujuan besar proyek dan bagaimana proyek dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Business document ini terdiri atas berbagai informasi seperti:

• Business Case (Kasus Bisnis). Contoh: Project Charter pada proyek sebelumnya yang sejenis dengan proyek saat ini.
• Market Demand (Kebutuhan Pasar). Contoh: kebutuhan sistem manajemen proyek di tengah pembukaan mega proyek perumahan bersubsidi.
• Organizational Need (Kebutuhan Organisasi). Contoh: perusahan ingin melakukan efesiensi sumber daya manusia.
• Customer Request (Permintaan Konsumen). Contoh: perusahaan ingin memilikin sistem manajemen proyek yang sudah terintegrasi secara menyeluruh.
• Technological Advance (Kemajuan Teknologi). Contoh: adanya teknologi GIS (Geographic Information System) untuk membantu pemetaan proges penyelesaian proyek.
• Legal Requirement (Persyaratan Hukum). Contoh: dukungan dari sisi legal atau hukum terkait ide proyek yang dicanangkan.
• Ecological Impacts (Dampak Ekologis). Contoh: pengurangan sampah operasional seperti kertas pada sisi administrasi dan operasional.
• Social Need (Kebutuhan Sosial). Contoh: kebutuhan untuk dapat memantau perkembangan proyek dari mana saja dan kapan saja secara real-time di tengah pembatasan sosial saat pandemi.

2. Agreement (Perjanjian)

Untuk mengesahkan pembukaan sebuah proyek, dibutuhkan perjanjian resmi yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait. Umumnya, perjanjian resmi dibuat ketika proyek melibatkan klien eksternal. Bentuk-bentuk perjanjian resmi sendiri dapat bermacam-macam. Mulai dari kontrak, Memorandum of Understanding (MOU), Service Level Agreement (SLA), Letter of Intent (LOI), perjanjian lisan, e-mail, ataupun perjanjian tertulis lainnya.

3. Enterprise Environmental Factors (Faktor Lingkungan Perusahaan)

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses pembuatan Project Charter antara lain:

• Standar pemerintahan atau industri
• Regulasi hukum
• Kondisi pasar
• Budaya organisasi dan iklim politik
• Tata kelola organisasi
• Ekpektasi pemangku kepentingan (stakeholder) dan ambang batas risiko, dan lain-lain.

4. Organizational Process Assets (Aset Proses Organisasi)

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan Project Charter antara lain:

• Kebijakan, proses, dan prosedur standar organisasi
• Kerangka kerja, program, dan tata kelola proyek
• Metode pemantauan dan pelaporan
• Template piagam proyek (project charter templates)
• Penyimpanan dokumen proyek (catatan khusus, hasil, performasi, hingga kebijakan pada proyek sebelumnya), dan lain-lain.

Alat dan Teknik dalam Project Charter

1. Experts Judgment (Penilaian Ahli)

Penilaian ahli digunakan sebagai referensi untuk anda menemukan pola atau strategi yang tepat untuk proyek anda dari data-data yang sudah dikumpulkan pada proses sebelumnya. Penilaian ahli dapat anda gunakan sebagai acuan dalam menyusun:

• Strategi organisasi
• Manajemen manfaat
• Pengetahuan teknis industri dan bidang proyek (project scope)
• Estimasi anggaran dan waktu
• Identifikasi risiko, dan lain-lain. 

2. Data Gathering (Pengumpulan Data)

Teknik pengumpulan data yang dapat digunakan dalam menyusun Project Charter dapat berupa:

• Brainstorming
• Focus group discussion
• Interviews

3. Interpersonal and Team Skills (Keterampilan Interpersonal dan Tim)

Keterampilan interpersonal dan tim yang dibutuhkan dalam menyusun Project Charter dapat berupa:

• Conflict management
• Facilitation
• Meeting Management

4. Meetings (Pertemuan atau Rapat)

Pada proses ini, pertemuan diadakan dengan mengundang para stakeholder utama. Tujuannya, untuk mengidentifikasi tujuan, kriteria keberhasilan, requirement (persyaratan), milestone (titik-titik tahapan) , dan informasi penting lainnya. Hal ini dapat menghilangkan ambiguitas atau kebingungan bagi project manager dan seluruh tim saat mulai mengeksekusi proyek kedepannya.

Project Charter Outputs

1. Project Charter

Setelah seluruh proses di atas terlewati, maka output yang dihasilkan tidak lain dan tidak bukan adalah Project Charter itu sendiri. Dalam dokumen penting, tercantum berbagai informasi dasar dan penting untuk memulai sebuah proyek, seperti:

• Tujuan proyek
• Paramater keberhasilan proyek
• Persyaratan tingkat tinggi (high-level requirement)
• Deskripsi, batasan, dan hasil utama proyek
• Risiko proyek secara keseluruhan
• Jadwal pencapaian (milestone schedule)
• Anggaran yang telah ditetapkan
• Daftar pemangku kepentingan
• Persyaratan persetujuan proyek (project approval requirement)
• Project manager yang ditugaskan beserta tanggung jawab dan tingkat otoritasnya, dan lain-lain. 

2. Assumption Log (Log Asumsi)

Proses pembuatan Project Charter tidak berhenti saat Project Charter itu sendiri selesai dibuat, melainkan ada tahapan lainnya yakni pembuatan assumption log (log asumsi). Assumption log adalah sebuah perbaharuan dokumen projek yang menjadi bagian dari output pada Qualitative Risk Analysis. Menurut Professional Project Management Speaker, Mike Clayton, asumsi bisa hadir sebagai sebuah fakta, atau pelajaran. Menurutnya, asumsi sendiri adalah sesuatu yang kita sendiri belum tahu kebenarannya, namun tetap menulisnya dalam perhitungan sehingga progres atau perubahannya dapat terlihat. Log asumsi digunakan untuk merekam semua asumsi dan kendala sepanjang siklus hidup proyek dan menjadi bagian dalam manajemen risiko proyek yang tentu berguna untuk anda.