Continuous Improvement – Penjelasan Lengkap dan Pentingnya bagi Perusahaan

By Pryastuti Handhayani | Published On: 31 October 2022
Continuous Improvement – Penjelasan Lengkap dan Pentingnya bagi Perusahaan

Mengenal continuous improvement, terkadang disebut dengan metode untuk mengidentifikasi peluang perbaikan untuk merampingkan cara kerja dan mengurangi pemborosan yang terjadi. Selain itu, continuous improvement juga memiliki berkesinambungan dengan peningkatan berkelanjutan dari produk, layanan, atau proses melalui peningkatan bertahap dan terobosan. Upaya ini dapat mencari perbaikan “bertambah” dari waktu ke waktu atau “terobosan” perbaikan sekaligus.


Apa Itu Continuous Improvement? 

Melansir dari PMI, Loop kaizen adalah pendekatan di mana tim bereksperimen dengan perubahan kecil dalam cara kerja mereka, mengadopsi perubahan jika berhasil dalam konteks yang diberikan dan mengabaikannya jika tidak berhasil. Pengertian kaizen adalah perubahan (kai) menjadi lebih baik (zen). Tujuan kaizen sering kali untuk mengurangi atau lebih baik lagi menghilangkan pemborosan atau menghilangkan kerja yang terlalu keras. 


Istilah ini dikenalkan dengan bagan Lean, Agile, atau Kaizen dalam industri manufaktur dan jasa, serta untuk saat ini banyak digunakan oleh beberapa perusahaan untuk menemukan peluang penghematan, seperti memperbaiki produk, layanan, dan prosesnya. Hal ini karena banyaknya ide-ide yang dapat dikombinasikan untuk mendapatkan hasil yang sangat baik. Misalnya, Kaizen dan Kanban bisa digunakan secara bersamaan untuk memfasilitasi continuous improvement melalui visualiasi dalam alur kerja. Pada metodologi Lean ataupun Agile, continuous improvement tetap menjadi fokus utama terlebih untuk meningkatkan standar pelayanan kepada pelanggan dan mengurangi pemborosan dalam hal ini yang berbentuk biaya, waktu, dan defect (pengerjaan yang harus dikerjakan kembali)

Proses manajemen proyek yang disajikan dalam PMBOK adalah sebagai elemen diskrit yang terpisah dan berbeda dengan yang lain yang terdefinisi dengan baik. Namun, dalam praktiknya terkadang masih ada tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak sepenuhnya terperinci. Praktisi manajemen proyek yang paling berpengalaman mengakui ada lebih dari satu cara untuk mengelola proyek.


Melansir dari PMI, di antara cara untuk mengelola proyek yang paling banyak digunakan dengan mengenali continuous improvement adalah dengan empat langkah metode yang disebut—siklus plan-do-check-act (PDCA):

  • Rencana (Plan): Identifikasi peluang dan rencanakan perubahan.
  • Lakukan (Do): Terapkan perubahan dalam skala kecil.
  • Periksa (Check): Gunakan data untuk menganalisis hasil perubahan dan menentukan apakah itu membuat perbedaan.
  • Tindakan (Act): Jika perubahan berhasil, terapkan pada skala yang lebih luas dan nilai terus hasil Anda. Jika perubahan tidak berhasil, mulailah siklus lagi.

Konsep yang mendasari interaksi antara proses manajemen proyek adalah siklus plan-do-check-act. 


Sifat integratif dari Kelompok Proses lebih kompleks daripada siklus dasar plan-do-check-act seperti yang bisa dilihat dalam gambar di bawah ini. 


Namun, siklus yang disempurnakan dapat diterapkan pada hubungan timbal balik di dalam dan di antara Kelompok Proses. Kelompok Planning Processes sesuai dengan komponen “plan” dari siklus plan-do-check-act. Kelompok Executing Process sesuai dengan komponen “do” dan Kelompok Monitoring dan Controling Processes sesuai dengan komponen “check and act”. Selain itu, karena manajemen proyek adalah upaya yang terbatas, Kelompok Initiating Processes memulai siklus ini dan Kelompok Closing Processes mengakhirinya.


Siklus Plan, Do, Check, Act (PDCA) merupakan bagian dari mengenal continuous improvement. Proses direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan, tujuan ditetapkan, dan sumber daya dialokasikan. Dalam melakukan pekerjaan, proses diimplementasikan. Cek adalah tahap evaluasi. Apakah prosesnya berhasil? Apakah mereka efektif? Apakah pekerjaan diselesaikan dengan baik? Apakah pelanggan puas? Berdasarkan apa yang ditemukan, diperlukan tindakan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan. Saat penyesuaian ini direncanakan, siklus PDCA dimulai lagi.


Apa itu Macam Continuous Improvement?

Tujuan dari proses mengenal Continuous Improvment adalah untuk memungkinkan orang-orang dalam organisasi Anda dengan mudah berbagi pembelajaran peningkatan mereka satu sama lain secara sistematis.

1. Identify Improvements

Ada beberapa cara agar kelompok peningkatan proses Anda dapat mendukung identifikasi potensi peningkatan dalam organisasi Anda. Salah satu strategi yang lebih efektif adalah membantu tim mengadopsi praktik mengadakan retrospektif reguler. 

2. Analyze Root Cause

Root Cause Analysis (RCA) adalah proses menemukan akar penyebab, masalah mendasar, masalah untuk mengidentifikasi solusi yang tepat. Mengetahui akar penyebab suatu masalah menempatkan kita pada posisi untuk benar-benar mengatasinya daripada mengobati masalahnya..

3. Share Improvements

Seperti yang Anda lihat, ada beberapa cara untuk berbagi ide peningkatan antar tim, banyak di antaranya gratis atau setidaknya sangat murah untuk diterapkan. Salah satu cara untuk berbagi ide yakni dengan forum diskusi internal, presentasi praktisi (sering disebut makan siang dan belajar) di mana seseorang mempresentasikan pembelajaran mereka kepada orang lain, ada pula sesi di mana orang secara sukarela bertemu pada waktu yang teratur untuk berbagi ide, dan komunitas praktik yang sengaja berkolaborasi untuk mendidik diri mereka sendiri dalam topik tertentu.

4. Capture Improvements

Organisasi Anda mungkin ingin menangkap pembelajaran untuk memungkinkan berbagi jangka panjang di seluruh tim, sehingga mendukung upaya peningkatan Anda secara keseluruhan.

5. Manage Improvements 

Perbaikan yang berpotensi kritis:

  • Libatkan banyak tim.
  • Memerlukan investasi yang signifikan.
  • Dianggap penting bagi pemangku kepentingan Anda.

6. Support Teams

Terkadang tim akan membutuhkan bantuan untuk memulai dengan pendekatan mengenal continuous improvement, atau bantuan dengan mengadopsi way of working (WoW). Ada beberapa cara untuk memberikan dukungan tersebut.

7. Organize Communities of Practice (CoPs)/Guilds

Community of Practice (CoP), atau Guild, adalah kumpulan orang yang berbagi keahlian atau profesi yang telah bersatu untuk ‘belajar’ dari satu sama lain untuk mengembangkan diri mereka sendiri dan bahkan organisasi. CoP akan sering dimulai ketika satu atau lebih praktisi dalam organisasi Anda menyadari kebutuhannya, meskipun kadang-kadang juga mulai mendukung upaya Center of Excellence (CoE) yang sesuai. Partisipasi dalam CoP biasanya bersifat sukarela.

8. Organize Centers of Excellence (CoEs)

Center of Excellence (CoE), kadang-kadang disebut Center for Excellence (C4E), adalah sekelompok orang dengan keterampilan dan keahlian khusus yang tugasnya memberikan kepemimpinan dan dengan sengaja menyebarkan pengetahuan itu di dalam organisasi Anda. CoE biasanya dibentuk untuk mendukung keahlian atau bidang pengetahuan yang ingin dikuasai oleh organisasi Anda. Misalnya, organisasi Anda mungkin memiliki CoE Agile, CoE Pengujian, CoE DevOps, dan CoE Arsitektur.

9. Govern Improvement

Sangat umum bagi manajemen senior untuk ingin tahu apakah organisasi mendapat manfaat dari investasi Anda dalam mengadopsi teknik agile dan lean (atau peningkatan potensial lainnya dalam hal ini), seberapa banyak hal yang meningkat, dan seberapa luas adopsi tersebut. Implikasinya adalah bahwa perlu ada cara untuk memantau dan melaporkan, sebaiknya dengan cara yang ringan dan efisien, kegiatan perbaikan.

10. Measure Improvement 

Ada pepatah lama: Apa yang diukur akan ditingkatkan. Perbaikan potensial dibuat untuk memenuhi tujuan yang diinginkan atau untuk mencapai hasil yang diinginkan, dan membutuhkan dan investasi untuk diterapkan. Wajar jika pemangku kepentingan Anda bertanya tentang efektivitas upaya perbaikan terus-menerus Anda, oleh karena itu perlu adanya pengukuran.


Mengapa Continuous Improvement Penting?

Ada beberapa alasan mengapa mengenal continuous improvement penting dalam organisasi Anda:

Mempersingkat waktu dari ide hingga implementasi. 

Ide peningkatan bisa datang dari siapa saja, kapan saja, dari mana saja di organisasi Anda. Akibatnya, Anda ingin memiliki mekanisme organisasi untuk mengidentifikasi dan mengeksplorasi ide-ide tersebut sehingga mereka sampai ke orang yang paling cocok untuk mengimplementasikannya dengan cepat.

Meningkatkan keterampilan dan berbagi pengetahuan.

Lingkungan kolaborasi tinggi yang merupakan ciri khas tim gesit sangat bagus untuk berbagi keterampilan dan pengetahuan dalam setiap tim, tetapi sesama anggota tim bukan satu-satunya orang dalam organisasi Anda yang dapat Anda pelajari. Tujuan penting dari program peningkatan berkelanjutan adalah untuk memotivasi dan memungkinkan orang untuk berbagi keterampilan dan pengetahuan mereka di luar tim langsung mereka. Anda dapat melakukan ini melalui strategi seperti komunitas praktik, forum diskusi online, presentasi praktisi dan banyak lainnya.

Maksimalkan “Return of Investment (ROI) kegagalan” Anda. 

Dasar pemikiran lean adalah belajar dari kegagalan Anda, memperlakukan setiap “kegagalan” sebagai peluang untuk meningkat. Karena itu, setiap tim tidak perlu mengalami semua kegagalan yang sama. Satu tim, atau beberapa tim dalam beberapa kasus, dapat gagal dengan cara yang sama dan kemudian berbagi pembelajaran tersebut dengan orang lain. Dengan cara ini tim lain dapat menghindari jenis kegagalan tersebut dan dengan demikian meningkatkan nilai pembelajaran bagi organisasi Anda. Tapi kita hanya bisa melakukan itu ketika aman untuk gagal dan lebih baik lagi mengakui bahwa kegagalan harus dirayakan dan pembelajaran dibagikan kepada orang lain.

Meningkatkan kesempatan untuk perbaikan radikal

Tantangan dengan konsep kaizen Jepang, yaitu terus melakukan peningkatan kecil secara bertahap, adalah bahwa Anda dapat mencapai jalur peningkatan yang tidak akan pernah mengarah pada lompatan kuantum dalam proses Anda. Ya, segalanya menjadi lebih baik, tetapi Anda mungkin kehilangan peluang untuk membuat segalanya jauh lebih baik. Misalnya, tim yang mengikuti siklus hidup Agile mungkin tidak akan pernah mengidentifikasi strategi continuous deployment (CD) sendiri karena memiliki iterasi dua minggu dapat menghalangi gagasan untuk merilis beberapa kali sehari ke dalam produksi. Namun, jika orang-orang di tim Anda mendengar tentang tim lain di organisasi Anda yang bekerja seperti itu, mereka mungkin akan segera memilih untuk mulai bereksperimen dengan teknik CD. Hal ini pada gilirannya dapat mengarah pada peningkatan proses “radikal” dengan mengabaikan gagasan tentang iterasi yang dibatasi waktu dan beralih ke sesuatu yang lebih dekat dengan Continuous Delivery: Lean lifecycle DA.

Singkatnya, organisasi Anda memerlukan strategi untuk mengomunikasikan potensi peningkatan di seluruh tim. Idealnya alur kerja harus dirampingkan untuk memudahkan tim belajar satu sama lain.


Pola Pikir Continuous Improvement

 Melansir dari PMI, agar efektif dalam continuos improvement 


Behavior first. 

Dengan filosofi ini, peningkatan atau improvement yang bersifat jangka panjang bisa dimulai dengan perubahan perilaku, orang-orang mulai bekerja dengan cara baru dan menyesuaikan diri saat mereka belajar bagaimana menerapkan pendekatan baru dalam konteks sudut pandang mereka. Jika salah satu faktor kerja sudah lebih stabil, maka infrastruktur dan prosedur dapat dikembangkan serta ditingkatkan.

Small incremental changes

Dalam kebanyakan kasus besar, biasanya perbaikan muncul dari waktu ke waktu sebagai serangkaian perbaikan kecil. Perubahan-perubahan kecil seperti ini dianggap lebih mudah, lebih murah, dan kurang berisiko untuk kerap diterapkan. Mereka juga lebih mudah untuk dikomunikasikan dan diterapkan di tempat lain di organisasi atau perusahaan Anda.

Experiment, experiment, experiment

Sebagian besar orang harus diizinkan untuk bereksperimen dengan ways of working (WoW) untuk menentukan apakah WoW yang baru itu cocok dengan mereka Hal ini menjadi sebuah eksperimen “safe to fail” jika WoW baru itu tidak berhasil, maka tidak akan membahayakan tim atau organisasi Anda, serta orang-orang yang merlakukannya juga tidak akan dikenakan hukum karena kegagalan tersebut.

Mistakes teach

Eksperimen yang gagal adalah pembelajaran penting tentang apa yang tidak berfungsi dalam konteks sudut pandang Anda saat ini. Idealnya ketika melakukan eksperimen, skala resikonya biasanya kecil, yang artinya bila eksperimen kecil ini ada perubahan terukur sekecil apapun maka akan “gagal dengan cepat” jika tidak berhasil.

Others teach

Anda bisa belajar dari pengalaman orang lain. Inilah sebabnya mengapa guided continuous improvement (GCI) sangat penting, karena itu menggerakkan Anda dari kegagalan cepat ke “succeeding early” dengan membuat keputusan yang lebih baik tentang way of working (WoW) baru untuk bereksperimen.

Learning organization. 

Organisasi pembelajar adalah organisasi yang terampil dalam memodifikasi perilakunya untuk mencerminkan pengetahuan dan wawasan baru. Orang-orang dalam organisasi pembelajaran membuat, memperoleh, dan mentransfer pengetahuan sebagai aspek mendasar dari way of working (WoW) mereka.

Share learnings widely. 

Memfasilitasi berbagai pembelajaran antara orang, tim, dan organisasi yang berpotensi. Tujuannya adalah untuk mengurangi keseluruhan biaya perbaikan sambil meningkatkan kecepatannya, yang mana komunikasi merupakan kunci utamanya.

Celebrate learnings. 

Ketika tim berinvestasi dalam kegiatan pembelajaran, khususnya dalam eksperimen, penting untuk mengenali mereka kepada pembelajaran tersebut. Ini termasuk eksperimen yang gagal, di mana mereka telah mempelajari apa yang tidak berfungsi dalam konteks mereka, serta eksperimen yang berhasil. Merayakan pembelajaran menandakan bahwa aman dan diinginkan untuk mencoba dan membantu berbagi pembelajaran dengan yang lainnya.

Measured improvement. 

Ada pepatah lama – Apa yang diukur akan ditingkatkan. Ada juga asumsi penting, apa yang terus diukur tetap ditingkatkan.


Itu dia ulasan mengenai mengenal continuous improvement. Semoga menambah wawasan Anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik. Perbarui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, unggulan untuk segala proyek!

Artikel
Manajemen
Proyek

Comments (0)

1000 Karakter Tersisa

Eksplor lebih banyak

Rekomendasi Untuk Anda

Manajemen Proyek Perangkat Lunak: Definisi, Fokus Utama, dan Perannya

24 March 2024

Manajemen Proyek Perangkat Lunak: Definisi, Fokus Utama, dan Perannya

Manajemen Proyek Pendidikan: Definisi, Tahapan, dan Langkah Efektifnya

24 March 2024

Manajemen Proyek Pendidikan: Definisi, Tahapan, dan Langkah Efektifnya

Manajemen Proyek Konstruksi: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Tahapannya

22 March 2024

Manajemen Proyek Konstruksi: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Tahapannya

Manajemen Proyek IT: Definisi, Tahapan, dan Kelebihannya

21 March 2024

Manajemen Proyek IT: Definisi, Tahapan, dan Kelebihannya

Kelola Proyek, Properti, dan Aset Secara Efisien

Tingkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan dengan produk Tomps yang dipercaya oleh pelaku bisnis di berbagai industri di Indonesia.

Mulai Sekarang

Dapatkan Informasi Terbaru Dari Kami

Nama Lengkap
Email

icon-copyright 2024. Tomps.id by Telkom Indonesia | Tomps telah terdaftar pada: icon-copyright

Temukan Kami di

  • icon-fb
  • icon-linked
  • icon-instagram
  • icon-youtube
icon-wa