Ketika datang ke industri bisnis, ada banyak transaksi dan perdagangan barang dan jasa yang terjadi. Kesepakatan ini mengharuskan perusahaan untuk membuat penawaran formal untuk pertukaran barang dan jasa dengan organisasi atau perusahaan lain. Penawaran ini diajukan dalam bentuk tender. Untuk memahami pentingnya tender dalam industri bisnis, mari kita lihat istilah itu sedikit lebih detail dan lihat cara kerjanya.

Apa Itu Tender? 

Melansir dari PACE Guidance on the Appointment of Consultants and Contractors, pada dasarnya, tender adalah tawaran atau ajakan untuk menawar suatu proyek atau menerima tawaran formal seperti tawaran pengambilalihan. Istilah ini biasanya mengacu pada proses di mana pemerintah dan lembaga keuangan mengajukan penawaran undangan untuk proyek-proyek besar. Tawaran ini harus diajukan dalam tenggat waktu yang diberikan. Tender juga bisa diartikan ketika pemegang saham menyerahkan saham atau surat berharga mereka sebagai tanggapan atas tawaran pengambilalihan.

Para pemegang saham juga mendapatkan penawaran tender yang dianggap sebagai permintaan publik kepada semua pemegang saham yang meminta mereka untuk menawarkan saham mereka untuk dijual dengan harga tertentu selama periode waktu yang ditentukan. Penawaran tender ini biasanya melebihi nilai pasar saham saat ini dalam upaya menarik pemegang saham untuk melepaskan sejumlah saham tertentu.

Di sisi lain, request for tender atau RFT adalah permintaan atau undangan formal kepada pemasok yang meminta mereka untuk mengajukan penawaran kompetitif untuk memasok produk, layanan, dan bahan baku. RFT ini biasa disebut dengan request for proposal atau RFP di sektor swasta. Permintaan ini memungkinkan calon penawar untuk menanggapi kebutuhan penerbit.

Baik tender dan RFT mungkin tampak serupa dan bisa sedikit membingungkan untuk membedakannya. Namun, jika Anda memahami kedua istilah ini secara terpisah, mungkin akan sedikit lebih mudah untuk dipahami. Seperti yang telah kita bahas di atas, RFT atau permintaan tender adalah dokumen yang dikeluarkan pembeli untuk mengundang pemasok untuk mengirimkan tanggapan mereka. RFT secara keseluruhan mencakup sejumlah dokumen seperti kondisi yang mencakup aturan proses dan tanggapan tender, bentuk tender yang mencakup jadwal dan rincian yang perlu disertakan pemasok dalam respons, ruang lingkup tender yang mencakup rincian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh pembeli, kriteria evaluasi yang menentukan bagaimana pembeli menilai tanggapan yang diberikan oleh pemasok, dan kondisi kontrak yang mencakup rincian kontrak hukum yang akan diberikan kepada pemasok.

Berbeda dengan permintaan tender atau RFT, tender adalah dokumen yang diajukan oleh pemasok sebagai tanggapan atas permintaan tender atau RFT. Itulah sebabnya tender pada dasarnya adalah penawaran untuk memasok barang dan jasa kepada pembeli berdasarkan kebutuhan mereka.

Dalam istilah yang lebih sederhana, Anda dapat mengatakan bahwa tender adalah tawaran untuk melakukan tugas tertentu atau memasok barang pada tingkat harga yang telah ditentukan sebelumnya dan ditetapkan. Pada langkah awal proses, kontraktor diundang untuk mengajukan penawaran tertutup untuk konstruksi atau untuk menyediakan barang dan jasa tersebut dengan tarif tetap selama periode waktu tertentu. 

Fungsi

Tentunya memenangkan tender tidak hanya menjadi keuntungan bagi sebuah perusahaan, tetapi juga sebuah pencapaian. Alasannya tak lain sebab tender biasanya hanya terjadi pada proyek-proyek besar perusahaan.

Secara tidak langsung, memenangkan sebuah tender adalah kesempatan untuk menaikkan reputasi perusahaan tersebut. Lebih dari itu, kegiatan bisnis yang satu ini juga memiliki berbagai fungsi lainnya yang bisa mendatangkan keuntungan bagi beberapa pihak yang terlibat.

• Memberikan kesempatan bagi penyelenggara untuk mendapatkan penawaran terbaik atas jasa atau barang yang sedang dibutuhkan.
• Meminimalisasi adanya risiko, dalam hal ini terjadinya hal yang tidak diinginkan seperti penipuan di tengah kerja sama, karena proses tender bersifat terbuka dan transparan.
• Potensi pencapaian omzet dan rekam jejak yang semakin meningkatkan bagi vendor ataupun penyelenggaranya.
• Sebagai potensi revenue bisnis di masa depan, hal ini disebabkan perusahaan yang menyelenggarakan tender ini biasanya akan bekerja sama dengan vendor yang sudah terpilih dalam jangka waktu yang cukup panjang.

Bagaimana Cara Kerja Tender?

Seperti disebutkan di atas, tender adalah istilah yang digunakan dalam bisnis untuk merujuk pada undangan oleh pemerintah dan entitas lain untuk mengajukan penawaran kontrak. Sebagian besar lembaga memiliki proses yang jelas untuk proyek atau pengadaan. Ada juga proses khusus untuk mengatur pembukaan, evaluasi, dan pemilihan akhir vendor. Ini memastikan bahwa proses seleksi berlangsung adil dan transparan.

Permintaan tender adalah undangan formal dan terstruktur kepada pemasok untuk mengajukan penawaran kompetitif untuk memasok bahan baku, produk, atau layanan. Karena ini adalah proses publik dan terbuka, undang-undang dibuat untuk mengatur proses tersebut guna memastikan persaingan yang adil di antara para penawar.

Misalnya, tanpa undang-undang, suap dan nepotisme dapat berkembang. Tender tersedia untuk penawar potensial dan mencakup berbagai tender dari sumber swasta dan publik. Ini termasuk menyusun penawaran yang sesuai, mengoordinasikan proses untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tidak mewajibkan perusahaan yang diizinkan mengikuti tender pengadaan barang dan jasa untuk mendirikan badan hukum. Namun, menurut Perpres tersebut, penyedia jasa adalah pelaku usaha yang memberikan jasa berdasarkan kontrak.

Yang dimaksud dengan “pelaku usaha” adalah setiap orang, orang perseorangan, atau badan usaha, baik berbadan hukum maupun tidak, yang didirikan dan berkedudukan di Indonesia atau melakukan usaha di sana. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa penyedia barang/jasa yang diperbolehkan mengikuti tender adalah semua badan usaha yang berskala administratif, baik mikro, kecil, menengah, maupun besar.

Namun menurut Pasal 65 Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021, pelaku usaha kecil yang dapat mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah meliputi usaha mikro dan kecil dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp. 15 miliar untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya.

Tender Dari Sudut Pandang Pembeli

Pembeli (yaitu otoritas perumahan, dewan, departemen pemerintah pusat, dll.) yang membutuhkan barang/jasa akan mengeluarkan pemberitahuan kontrak ke pasar. Biasanya, ini akan mencakup perincian seperti ruang lingkup, jangkauan, nilai, lokasi geografis, dan kondisi kontrak lain dari kontrak kerja, sehingga penawar memahami pekerjaan yang dipermasalahkan dan menilai apakah itu cocok untuk bisnis mereka.

Jika pembeli berada di sektor publik dan kontrak melebihi jumlah tertentu, mereka diwajibkan oleh hukum untuk mengeluarkan panggilan untuk tender. Terkadang, sekelompok otoritas akan berkumpul untuk membentuk konsorsium pembelian. Seperti koperasi, mereka berharap dengan berkumpul dan mengiklankan kontrak besar, mereka bisa mendapatkan nilai uang yang lebih baik dari pemasok barang atau jasa mereka. Pembeli akan meminta calon penawar untuk mengungkapkan minat, diikuti dengan kuesioner pra-kualifikasi standar, dan informasi spesifik dalam dokumen yang secara longgar terdiri dari elemen harga dan kualitas.

Tender dari Sudut Pandang Penawar

Organisasi Anda dan pemasok potensial lainnya akan mengajukan tawaran untuk peluang langsung, yang pada dasarnya bertindak sebagai aplikasi untuk mengirimkan karya. Beberapa penawar akan didiskualifikasi pada tahap pertama karena ketidakpatuhan atau tidak memenuhi kriteria minimum, sementara yang lain akan melanjutkan ke tahap pra-kualifikasi (digunakan untuk menilai kemampuan/pengalaman), dan lebih sedikit lagi yang akan diminta untuk menyelesaikan tender penuh dokumentasi tanggapan. Setelah pembeli mengevaluasi pengajuan, satu pemasok (atau lebih jika kontrak adalah kerangka kerja) akan diberikan kontrak.

Biasanya, orang yang ingin menawar kontrak akan datang kepada kami karena mereka memiliki tender langsung untuk diselesaikan. Layanan dapat berupa apa saja mulai dari pembangunan kantor bangunan modular, hingga penyediaan layanan perawatan rumah, atau pemeliharaan lahan untuk asosiasi perumahan. Ada beberapa alasan mengapa organisasi memilih untuk menggunakan layanan penulisan penawaran kami seperti kapasitas internal yang terbatas untuk menyelesaikan proyek, kurangnya pengalaman, atau hanya kurangnya sumber daya dan oleh karena itu mengalih dayakan prosesnya.

Apa saja yang terlibat dalam prosesnya?

Melansir dari supplytosurrey, meskipun proses tender akan sedikit berbeda dan tergantung pada kontrak yang, namun biasanya prosesnya melibatkan beberapa tahapan berikut:

1. Tender diiklankan dan penawar harus mendaftarkan kebutuhkan apa saja yang mereka inginkan untuk mengakses dokumen.
2. Pengajuan – tahap ini melibatkan penyelesaian dokumen yang menjelaskan bagaimana Anda akan mengirimkan kontrak.
3. Evaluasi – setelah pengajuan, pembeli akan menilai pengajuannya dan memilih tawaran yang menang.
4. Pemberitahuan untuk pemberian – pelamar diberitahu tentang hasilnya, dan penundaan 10 hari diberlakukan bagi pelamar untuk mengajukan banding atas keputusan tersebut.

Dokumen yang dimaksudnya mencakup tabel yang merinci bagaimana nilai diberikan, misalnya, nilai penuh diberikan untuk tanggapan tender yang memenuhi semua persyaratan secara rinci, dengan nilai yang lebih rendah diberikan jika elemen pertanyaan belum dijawab, atau tidak dijawab. dalam detail yang cukup. Nilai kemudian diakumulasikan di seluruh respons kualitas, dengan nilai keseluruhan didistribusikan berdasarkan bobot persentase.

Untuk elemen penetapan harga, prosesnya biasanya mengikuti ‘tender yang paling menguntungkan secara ekonomi’ di mana harga terendah diberikan skor tertinggi, dengan penurunan bertahap diterapkan pada penawar lainnya. Kedua skor tersebut kemudian digabungkan untuk menentukan pemenang.

Tender dievaluasi dengan cara ini untuk memastikan transparansi dan keadilan bagi semua pihak. Semua pemasok akan ditandai dengan matriks penilaian untuk memasitkan perusahaan yang menawarkan nilai terbaik untuk uang, produk dan/atau layanan yang akan ditunjuk sebagai pemasok melalui penawaran formal. Hal ini sangat penting dalam hal membelanjakan uang publik sehingga tidak hanya dievaluasi pada harga penawaran.

Itu dia ulasan mengenai apa itu tender. Semoga menambah wawasan Anda guna menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik.

Perbarui selalu informasi terkini tentang manajemen proyek di sini bersama Tomps.id, unggulan untuk segala proyek!