Bagaimana Menjadi Seorang Building Manager yang Handal?

Seperti yang sudah kita bahas pada artikel sebelumnya tentang Building Management, tentu akan ada seseorang yang mengawasi aktivitas pada building management itu sendiri yang disebut sebagai Building Manager.

Di dalam sebuah gedung hampir seluruhnya berada dibawah tanggung jawab seorang building manager, baik itu ruang maupun kantor yang berada dalam gedung tersebut. Tanpa adanya building manager akan sulit untuk memastikan kelancaran operasional harian beberapa properti komersial seperti gedung perkantoran, hotel dan resort, gudang, shopping malls, restoran, dan fasilitas kesehatan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai Building Manager, tugas dan tanggung jawabnya serta bagaimana menjadi seorang building manager yang handal.

Apa itu Building Manager?

Dilansir dari Indeed Building Manager atau Manajer Bangunan adalah seseorang yang mengawasi operasi dan pemeliharaan properti dan perkarangan. Seorang building manager akan memiliki beban kerja yang kompleks dan beragam yang mencakup perencanaan strategis dan pengelolaan operasi properti sehari-hari.

Selain itu, dikutip dari Wikipedia, Building Manager atau Manajer Bangunan adalah seseorang yang mengawasi layanan fisik atau lunak (hard/soft service) pada sebuah struktur yang dibangun. Pada dasarnya ada dua jenis posisi building manager yaitu perumahan dan komersial. Tugas utama dari seorang building manager adalah mengelola semua proses di gedung atau lokasi konstruksi dan bertanggung jawab penuh pada seluruh pekerjaan dalam sebuah proyek.

Tugas Building Manager

Building manager dapat berfungsi sebagai perwakilan klien dan mungkin memiliki tanggung jawab yang tumpang tindih dengan manajer properti dan manajer fasilitas. Dalam beberapa kasus, building manager bertindak sebagai pengelola lokasi, pengelola proyek, atau pengelola konstruksi, tetapi lebih sering, mereka bertanggung jawab atas aktivitas pasca konstruksi seputar pengelolaan properti atau properti.

Uraian tugas, peran, tanggung jawab, dan tugas pengelola gedung bervariasi dengan jenis gedung yang diawasi, tetapi dapat mencakup:

Mempertahankan lingkungan yang aman dengan pencahayaan yang tepat, rambu-rambu, dan aksesibilitas.
Menyusun dan memperbarui rencana darurat dan prosedur evakuasi.
Mengawasi keamanan, pencegahan kebakaran dan sistem keselamatan lainnya.
Menjadwalkan pemeliharaan rutin gedung dan layanan operasional.
Mengontrak profesional untuk perbaikan sesuai kebutuhan.
Memastikan bahwa penghuni disediakan dengan utilitas yang tepat.
Pemantauan anggaran pemeliharaan gedung.
Mengatur perbaikan bangunan.
Mengawasi kontraktor dan memeriksa pekerjaan yang telah selesai.
Mengawasi staf lapangan.
Memberikan pelatihan bagi karyawan bangunan sesuai kebutuhan.
Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan arahan, koreksi, atau pelatihan tambahan
Menjadwalkan pekerjaan.
Menyelesaikan keluhan, masalah, dan permintaan dari penghuni.
Membantu tanggap darurat dan evakuasi.
Memelihara catatan penghuni.

Fungsi Building Manager

Building Manager mengawasi operasi harian dan pemeliharaan properti komersial, industri, atau residensial. Mereka berhubungan dengan penyewa dan pemilik, mengoordinasikan dan mengelola kegiatan pemeliharaan, tata graha, dan keamanan, serta memastikan fasilitas memenuhi standar dan kode peraturan.

Kehadiran manajer bangunan yang terampil memiliki fungsi yang baik pula pada sebuah gedung, diantaranya:

Membantu mempertahankan nilai properti gedung-gedung tersebut di pasar
Meningkatkan reputasi dan kepercayaan pelanggan
Meningkatkan masa pakai gedung
Menciptakan ruang yang aman bagi publik.

Tanggung Jawab Building Manager

Seorang manajer bangunan biasanya memiliki berbagai tanggung jawab, yang dapat mencakup:

Prosedur Keselamatan & Rencana Darurat

Keadaan darurat selalu terjadi tanpa peringatan dan dapat berkisar dari bencana alam hingga banjir, kebakaran, pelanggaran keamanan, dan kegagalan sistem kritis. Keadaan ini dapat membahayakan masyarakat, penyewa dan karyawan di dalam gedung. Itulah mengapa building manager memberikan kontribusi besar dengan memastikan inspeksi gedung yang sering, pencahayaan yang memadai, rambu-rambu, akses penyandang cacat, sistem keselamatan kebakaran, dan pengawasan proses keselamatan.

Tidaklah cukup untuk memiliki bangunan yang aman. Agen real estat juga harus mengembangkan dan memperbarui rencana penyelamatan dan prosedur evakuasi. Penting juga untuk melatih karyawan dalam keselamatan sehingga mereka dapat membantu dalam keadaan darurat dan evakuasi untuk mencegah situasi menjadi tidak terkendali.

Mengelola Kegiatan Pemeliharaan Dan Perbaikan Gedung

Mengelola kegiatan pemeliharaan dan perbaikan gedung dapat dibagi menjadi tiga proses; perencanaan, pengadaan dan pemeriksaan. Ketiga proses ini berada di bawah tanggung jawab seorang manajer bangunan, di samping tugas mereka untuk memantau anggaran pemeliharaan gedung dan mengatur perbaikan gedung. Dengan strategi yang efisien untuk masing-masing proses ini, kemungkinan waktu henti yang tidak direncanakan atau salah satu peralatan yang offline berkurang secara drastis yang mengarah pada peningkatan output dan produktivitas seluruh ruang.

Mengelola Dan Mengarahkan Kegiatan Staf Lapangan

Manajer bangunan memiliki tim yang membantu menjalankan ruang dan memantau kondisi bangunan secara keseluruhan. Building manager mengawasi staf lapangan, Salah satu cara terbaik untuk memastikan staf pemeliharaan melakukan pekerjaannya adalah dengan membangun jalur komunikasi yang jelas. Memiliki pembaruan rutin dan platform untuk memeriksa ulang kemajuan pekerjaan membantu menghindari segala bentuk ketidaksesuaian dan miskomunikasi sekaligus membuat seluruh tim memiliki pemahaman yang sama.

Menyelesaikan Masalah Penyewa atau Penghuni

Menjadi manajer bangunan bisa menjadi tantangan pada waktu-waktu tertentu. Banyak situasi atau masalah yang berbeda dapat terjadi seperti pipa bocor di ruang penghuni, lonjakan listrik atau masalah terkait pemeliharaan lainnya, intrusi fisik, dan sebagainya. Ketika berhadapan dengan penyewa dan masalah terkait penghuni khususnya, building manager harus memiliki daftar catatan dan riwayat penyewa (misalnya pembayaran sewa), keluhan yang diselesaikan sebelumnya, masalah yang disorot, dan permintaan. Hal ini menjamin bahwa semua masalah yang mungkin timbul ditangani secara profesional, diselesaikan dengan cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta kepercayaan terhadap gedung itu sendiri.

Mengelola Klaim Asuransi

Ketika ada insiden seperti bencana alam, kecelakaan kebakaran, kerusakan air, kerusakan mesin, cedera atau keadaan darurat, penghuni terkena dampak langsung dan akan menderita kerugian. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengambil foto kejadian tersebut sebagai bukti untuk membantu mendokumentasikan kerugian untuk pengajuan klaim asuransi ke pihak asuransi. Manajer bangunan harus menangani semua pertanggungan asuransi dan klaim kompensasi. Klaim lain seperti klaim asuransi kesehatan atau asuransi mobil juga perlu ditangani, tergantung jenis bangunannya. Pengelola gedung bekerja sama dengan perusahaan asuransi untuk memastikan bahwa semua pihak terkait diberitahu saat klaim diajukan.

Bagaimana Menjadi Building Manager yang Handal?

Pengelola gedung adalah bagian integral dari pembangunan perumahan – mereka adalah figur otoritas yang dapat dikonsultasikan pada saat dibutuhkan, dapat menjawab pertanyaan kunci tentang gedung, dan dapat berhubungan dengan tim lain untuk mempercepat tugas yang diperlukan.

Transparansi Keuangan

Manajer bangunan harus dapat memberi tahu pemilik dan penyewa detail spesifik mengenai pengeluaran untuk gedung, khususnya terkait dengan bagaimana biaya layanan mereka dibelanjakan. Seorang building manager juga harus mampu memberikan informasi tentang penyusunan anggaran dan pemantauan biaya.

Kemampuan untuk Menghubungi

Manajer bangunan yang handal adalah mereka harus mudah dihubungi, terutama dalam keadaan darurat. Penghuni dan penyewa sama-sama harus memiliki informasi kontak untuk manajer gedung mereka, tahu jam berapa mereka akan datang, dan tahu siapa yang harus dihubungi untuk bantuan di luar jam kerja.

Skill kepemimpinan

Keterampilan kepemimpinan yang kuat menjadikan manajer bangunan yang tepercaya dan andal untuk menangani keluhan dan pertanyaan. Selain itu, building manager harus memiliki kemampuan untuk tidak hanya mengelola pengembangan tetapi juga staf yang bekerja di dalamnya. Manajer bangunan harus menciptakan kenyamanan pekerjaaan, melatih dan mengawasi anggota staf yang mungkin menjadi bagian dari tim keamanan, pramutamu, pemeliharaan dan kebersihan, dan harus dapat membagi waktu mereka secara efektif untuk mengabaikan kelancaran setiap departemen.

Penyelesaian masalah

Building manager harus harus merencanakan ke depan untuk setiap hal yang tak terhindarkan dan segera menanggapi masalah apa pun untuk mencari penyelesaian yang efektif dan tahan lama. Dibutuhkan seorang manajer yang dapat menyelesaikan sebuah masalah dengan keputusan tepat dan tetap mempertimbangkan penyewa, penghuni ataupun karyawannya.

Mengutamakan Keselamatan

Tanggung jawab terpenting seorang building manager adalah keselamatan penghuni, pengunjung, dan staf. Untuk mengutamakan rasa kenyamanan dan keselamatan mereka, seorang building manager harus memiliki pengetahuan tentang pengembangan dan protokol terkait. Ini termasuk pemahaman komprehensif tentang pencegahan kebakaran dan rute pelarian, sistem keamanan, dan pelaksanaan protokol darurat.

Inspeksi Reguler

Buildinig manager mengatur inspeksi rutin dan menghasilkan laporan kondisi terperinci untuk setiap aspek pembangunan. Selanjutnya building manager akan merekomendasikan dan memberlakukan protokol apapun sebagai tanggapan atas laporan kondisi, dan memperbarui pihak terkait berdasarkan temuan inspeksi. Laporan-laporan ini harus disimpan dengan hati-hati untuk memudahkan pengambilan, membuat katalog catatan yang dapat diambil di masa mendatang.

Perbedaan Building Manager dan Property Manager

Sering kali Building Manager diartikan sama dengan Property Manager. Namun, tahukah kamu sebenarnya keduanya memiliki perbedaan loh? Manajemen properti adalah seseorang yang mengawasi dan mengendalikan real estate (properti) perumahan, komersial atau industri yang dimiliki oleh orang lain untuk mencapai serangkaian hasil sepanjang siklus hidup properti atau properti. Jenis properti juga bisa berupa apartemen, kondominium, pusat perbelanjaan dan sebagainya. Sebagian besar tanggung jawab untuk mencapai hasil yang diminta akan jatuh ke tangan property manager yang mungkin merupakan individu atau organisasi dan akan bertindak atas nama pemilik properti.

Secara umum, building manager akan berada di bawah layanan manajemen properti. Building manager bertanggung jawab atas ruang itu sendiri – cangkang bangunan fisik dan kantor sewaan – dan bertanggung jawab atas pemeliharaan untuk memastikan nilainya tetap terjaga.

Dalam beberapa kasus, building manager dapat berbagi tanggung jawab pemeliharaan dengan property manager. Ini termasuk tugas-tugas seperti memperbaiki kebocoran atap, kayu busuk, keretakan dan pergerakan lainnya, jamur dan masalah lain yang, jika dibiarkan tanpa pengawasan, dapat mengakibatkan perbaikan yang mahal.

Namun, property manager mungkin kurang terlibat dalam pemeliharaan dan pengelolaan bangunan fisik dan lebih terlibat dalam aspek bisnis. Ini mungkin termasuk tanggung jawab yang terkait dengan mengamankan penyewa, membuat survei kepuasan penghuni dan mempertahankan tingkat retensi penyewa bersama dengan aspek keuangan dan kegiatan administrasi umum lainnya.