Bagaimana perusahaan mengelola berbagai dokumen yang masuk secara terus-menerus? Kalau belum tahu jawabannya, tak perlu khawatir. Bagi perusahaan baru, biasanya masih menggunakan pengelolaan data yang kurang terstruktur. Begitu perusahaan sudah menjadi besar dan ada banyak data yang harus diurus, maka perlu mengenal pengelolaan data yang lebih canggih, seperti EDMS. Tanpa pengelolaan yang baik, akan muncul berbagai masalah seperti kehilangan produktivitas dengan jumlah yang sangat tinggi. Kalau kehilangan produktivitas, maka otomatis perusahaan akan kehilangan pemasukan juga. Untuk memahami apa pentingnya EDMS, pertama-tama kita harus tahu apa itu EDMS. Simak info selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu EDMS?

EDMS adalah singkatan dari Electronic Document Management System. EDMS merupakan sistem di mana dokumen perusahaan disimpan, dicari kembali, dikelola, dan digunakan sesuai kebutuhan. Tapi sebenarnya penggunaan EDMS bisa lebih dari itu. EDMS yang komprehensif memiliki sejumlah fungsi, mulai dari manajemen catatan dan manajemen konten hingga digital imaging dan konversi dokumen. Dengan kata lain, EDMS merupakan sistem software untuk mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen. Sistem jenis ini merupakan sistem manajemen yang lebih khusus, tidak hanya sekedar menyimpan dokumen. EDMS mengacu pada software yang mampu menangani dokumen digital, bukan dokumen kertas, meskipun EDMS juga bisa digunakan untuk memindai digital dari dokumen kertas asli. EDMS menyediakan cara yang mudah untuk menyimpan dokumen digital dalam jumlah besar secara terpusat. Di dalam EDMS juga terdapat berbagai fitur yang menjadikan penyimpanan dan pengambilan dokumen jadi lebih efisien. Agar bisa memberi klasifikasi yang baik untuk dokumen digital, banyak EDMS yang mengandalkan proses penyimpanan dokumen secara terperinci, termasuk elemen yang disebut metadata.

Fungsi EDMS

Ada banyak fungsi dari EDMS yang akan didapatkan penggunanya. Di antara lain adalah:

1. Otomatisasi Kantor Software EDMS ini mampu mengotomatisasikan semua aspek kantor modern seperti pembuatan dokumen elektronik, persiapan tugas, persetujuan pelaksanaan tugas, kontrol pelaksanaan, mengirim dan menerima korespondensi elektronik, menggunakan tanda tangan digital. membuat laporan, dan masih banyak lagi kerja dokumen elektronik lainnya. Otomatisasi kantor dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi para karyawan. Terlebih lagi, proses yang diotomatisasi dapat membantu mengurangi pengeluaran biaya dengan cara mempercepat durasi kerja untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Variasi Dokumen yang Beragam Semua varian dokumen bisa disimpan di dalam sistem dengan kategori yang berbeda-beda, sesuai dengan tipenya. EDMS hadir dengan berbagai tipe dokumen, seperti surat dan tugas ‘Incoming,’ ‘Outgoing,’ dan masih banyak lagi. EDMS memungkinkan perusahaan untuk customize berbagai dokumen sesuai dengan kebutuhan berbagai macam bisnis. EDMS memungkinkan perusahaan untuk membuat jenis dokumen khusus dengan serangkaian bidang dan fungsi yang diperlukan. Entah itu laporan khusus untuk dicetak maupun untuk digunakan secara digital, semuanya bisa dibuat di EDMS.
3. Alur Kerja Dokumen yang Fleksibel EDMS memungkinkan perusahaan untuk mengonfigurasi alur kerja yang fleksibel antar departemen di dalam satu perusahaan. Misalnya untuk mengatur urutan persetujuan, tanda tangan, pelaksanaan, dan masih banyak lagi kebutuhan lainnya. Laporan atau dokumen bisa dibuat menggunakan visual yang kuat. Ini memungkinkan pengguna EDMS untuk mengelola alur kerja secara manual. Jika di perusahaan diterapkan proses alur kerja adaptif di dalam perusahaan, biaya operasional bisa dikurangi, mulai dari biaya untuk membeli kertas, toner, dan persediaan surat secara signifikan. Sudah ada template, jadi EDMS akan menghindari proses duplikasi dan juga kesalahan yang diakibatkan manusia. EDMS merupakan cara yang sangat baik untuk meningkatkan efisiensi bisnis.
4. Kolaborasi EDMS memungkinkan terjadinya kolaborasi yang akan sangat efektif saat tim terbagi di beberapa lokasi. Karyawan yang termasuk di dalam tim dapat membagi tugas di dari lokasi yang berbeda-beda menggunakan akses web. Secara keseluruhan, EDMS menyediakan sarana yang baik untuk berbagi akses ke sumber daya perusahaan dan berkolaborasi dalam dokumen.
5. Server Email Terintegrasi Mail server memungkinkan untuk membuat inbox surat pengguna internal di domain untuk menerima atau mengirim pesan. Server juga dapat mengirim dan menerima pesan dari server email lain (misalnya gmail.com, dan lain sebagainya). Dengan begitu, email dan dokumen perusahaan dapat disimpan dalam satu database.
6. Tanda Tangan Digital EDMS mendukung penggunaan Electronic Digital Signature (EDS) atau tanda tangan digital. Pengguna EDMS dapat menandatangani dokumen dan lampiran dengan tanda tangan digital. Tanda tangan yang dibuat di EDMS terjamin integritas dan keasliannya. Tak seorang pun kecuali pemilik tanda tangan, dapat membuat perubahan tanpa diketahui.

Kelebihan Menggunakan EDMS

Lalu apa saja keuntungan menggunakan EDMS untuk mengelola dokumen di perusahaan? Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Dampak Terhadap Lingkungan Menyimpan dokumen secara digital berarti akan menggunakan sistem paperless, tentu akan berdampak positif terhadap lingkungan. Bisnis dapat membantu melestarikan sumber daya alam seperti hutan dan air dengan mengurangi ketergantungan terhadap kertas.
2. Hemat Biaya Menerapkan EDMS dapat mengarah ke menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi bisnis. Dengan mengurangi kebutuhan fasilitas penyimpanan secara fisik dan dokumen yang menggunakan kertas, bisnis dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan secara fisik. Jadi otomatis akan mengurangi biaya penyimpanan. Ditambah lagi, dokumen digital akan lebih mudah untuk dicari, ditarik, dan dibagikan. Dengan begitu, pengguna EDMS akan mengurangi waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk proses manajemen dokumen manual. EDMS mampu menyederhanakan alur kerja dokumen dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
3. Meningkatkan Keamanan dan Proteksi Data Salah satu kelebihan EDMS adalah meningkatkan keamanan dan proteksi data. EDMS menawarkan fitur keamanan yang kokoh, seperti kontrol akses, enkripsi, dan backup data, sehingga memastikan info yang sensitif akan lebih terlindung. Solusi EDMS juga membantu perusahaan mengikuti peraturan yang berlaku di dalam industri.
4. Meningkatkan Kolaborasi dan Aksesibilitas EDMS juga dapat membantu meningkatkan kolaborasi dan aksesibilitas di dalam bisnis. Dengan menggunakan dokumen digital, karyawan di berbagai departemen dan lokasi dapat diakses dengan sangat mudah. Proses ini akan sangat memudahkan berkolaborasi untuk satu dokumen yang sama, sehingga dapat meningkatkan komunikasi dan produktivitas. Pastikan data-data di perusahaan tetap teratur dan bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Tomps by Telkom Indonesia menghadirkan solusi digital yang transparan dalam mengelola kebutuhan perusahaan lewat supervisi online. Tomps hadir dengan berbagai fitur pintar untuk perencanaan, aset, dan bangunan di berbagai skala dan industri. Tomps merupakan software yang bisa diakses melalui web dan aplikasi mobile. Berbagai nilai real-time bisa ditampilkan di aplikasi ini dengan transparan dan fleksibilitas untuk meningkatkan performa perusahaan. Kunjungi website Tomps untuk mendapatkan demonya.