Dalam menjalankan suatu proyek, seorang project manager memegang peranan penting dalam mengelola proyek mulai dari perencanaan, eksekusi, pengawasan, pengendalian, hingga penutupan proyek. Hal tersebut tidaklah mudah untuk dilakukan bagi seorang project manager, banyak tantangan yang akan dihadapi saat mengelola suatu proyek nantinya. Namun seiring dengan perkembangan zaman, kini teknologi sudah semakin canggih dengan hadirnya aplikasi manajemen proyek. Aplikasi Manajemen Proyek merupakan sebuah terobosan baru untuk mengelola suatu proyek yang dapat dimanfaatkan bagi pemangku kepentingan bisnis/proyek di suatu perusahaan. Aplikasi ini nantinya akan memfasilitasi berbagai pekerjaan proyek sehingga pengelolaan proyek dapat berjalan lebih efisien. Lalu apakah perusahaan masih perlu memanfaatkan Aplikasi Manajemen Proyek meskipun semua kegiatan proyek sudah dikendalikan oleh seorang project manager? Mari kita bahas hal tersebut melalui artikel ini.

Apa itu Manajemen Proyek?

Sebelum kita memahami Manajemen Proyek, kita akan mengulas sedikit mengenai pengertian proyek. Proyek merupakan sebuah pekerjaan yang memiliki karakteristik unik dan bersifat sementara, proyek dilaksanakan untuk mencapai target yang telah direncanakan, menghasilkan hasil dan manfaat yang diharapkan. Menurut Project Management Institute, Manajemen Proyek adalah suatu kegiatan penggunaan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada orang-orang. Manajemen proyek ini nantinya akan dilaksanakan langsung oleh seorang project manager yang bertanggung jawab pada pengelolaan suatu proyek.

Mengapa Manajemen Proyek Itu Penting?

Dikutip dari artikel alinea.id, aplikasi manajemen proyek sangatlah penting untuk menuju kesuksesan suatu proyek. Beberapa alasan yang mendukung hal tersebut yaitu:

1. Membuat tujuan yang fokus dan jelas

Manajemen proyek memastikan adanya perencanaan yang matang untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa tujuan yang jelas, anggota tim akan kehilangan fokus, tidak memiliki gambaran objektif yang pasti, dan tidak paham apa yang harus dilakukan dan mengapa. Hal tersebut dapat dicegah dengan memecah proyek menjadi beberapa tugas. Dengan membagi tugas, anggota tim dapat fokus mencapai tujuan tersebut untuk meraih tujuan utama yang lebih besar.

2. Menciptakan jadwal dan perencanaan yang disepakati bersama dan realistis

Membuat jadwal membantu menghindari proyek tidak ter-handle atau terlambat serta adanya perencanaan yang harus dilaksanakan bagi semua yang terlibat dalam proyek. Manajemen proyek juga penting untuk membuat ekspektasi yang sesuai tentang apa yang harus dicapai, kapan, dan berapa banyak. Tanpa memperhatikan perencanaan, estimasi budget dan waktu, proyek akan menjadi terlalu ambisius dan menyebabkan proyek terlambat dan over budget.

3. Memaksimalkan sumber daya yang ada

Manajemen proyek dapat melacak proyek dan manajemen risiko proyek sehingga memastikan semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien.

4. Quality control

Manajemen proyek membantu mengidentifikasi, mengelola, dan menjaga kualitas. Dengan proses jelas, tim dapat menilai kualitas output pada tiap tahapan proyek. Kualitas yang baik akan membuat klien puas.

5. Manajemen risiko

Manajemen proyek penting untuk memastikan risiko proyek dapat terkelola dan termitigasi dengan baik untuk menghindari terjadi masalah di kemudian hari. Project manager harus dapat menganalisis seluruh risiko potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan jika risiko tersebut terjadi kelak. Risiko tersebut harus disusun berdasarkan kemungkinan terjadinya (likelihood) dan besarnya risiko. Dengan membuat manajemen risiko, proyek dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

6. Menciptakan proses yang runtut

Manajemen proyek memastikan orang yang tepat melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan dan proses yang jelas membantu mengetahui peran tiap anggota tim, merampingkan proses dan input, mengantisipasi risiko, dan membuat check and balance untuk memastikan proyek selaras dengan strategi yang telah dibangun.

7. Membantu belajar dari kesuksesan dan kegagalan

Terkadang proyek berjalan mulus, namun kadang proyek dapat gagal. Walau demikian, kita dapat belajar dari pengalaman dan kesalahan masa lalu dapat dihindari di kemudian hari. Manajemen proyek memastikan pembelajaran ini diterapkan dengan melakukan retrospektif untuk melihat apa yang berhasil dan tidak, serta perubahan yang harus dilakukan untuk proyek selanjutnya.

Pentingnya Aplikasi Manajemen Proyek 

Menjawab dari pertanyaan sebelumnya, mengapa aplikasi manajemen proyek ini penting yaitu terdapat beberapa alasan sebagai berikut:

1. Solusi Berbasis Cloud

Saat ini, solusi yang menggunakan teknologi cloud menjadi pilihan utama dalam lingkup bisnis. Seiring dengan meningkatnya skala proyek tim, teknologi berbasis cloud menjadi keharusan untuk memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan mudah. Solusi ini tidak hanya user-friendly, tetapi juga memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi.

2. Penggabungan Workflow dalam Satu Platform

Terkadang, pelaksanaan beberapa fungsi memerlukan penggunaan berbagai alat yang berbeda. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, semua fungsi, termasuk komunikasi, manajemen tugas, dan berbagi file, dapat dilakukan dengan satu platform. Hal ini memungkinkan fokus yang lebih baik pada aspek proyek seperti perencanaan proyek, manajemen tugas, dan pelacakan waktu.

3. Mempertahankan Tanggung Jawab Tim

Produktivitas tim sangat tergantung pada pemahaman siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu. Dengan berkolaborasi melalui perangkat lunak manajemen proyek, anggota tim dapat secara terus-menerus memperbarui status tugas tanpa perlu mencari tahu siapa yang melakukan apa. Informasi seperti batas waktu, tujuan tugas, dan kemajuan menuju target proyek tersedia. Manajer proyek dapat menetapkan tugas dan tenggat waktu untuk memastikan tanggung jawab tim terjaga.

4. Pemantauan Kemajuan yang Mudah

 Dalam proyek, memprediksi peristiwa yang mungkin terjadi dan melacak kemajuan anggota tim adalah hal penting. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat memusatkan perhatian pada tugas-tugas yang ada untuk melihat tingkat produktivitas tim secara keseluruhan. Ini memungkinkan pemantauan kemajuan setiap anggota tim dengan jelas, serta memberikan gambaran keseluruhan tentang waktu proyek.

Dengan alasan-alasan pentingnya manajemen proyek tersebut, pelaksanaan manajemen proyek akan dapat dilakukan dengan lebih mudah melalui dukungan aplikasi manajemen proyek. Terutama di masa kini, di mana kerja jarak jauh adalah hal yang biasa, penggunaan aplikasi untuk mengelola proyek akan semakin memudahkan Anda dalam menjalankan operasional bisnis. 

Mengenal Aplikasi Manajemen Proyek Tomps Project

Tomps Project merupakan sebuah produk digital dari Telkom Indonesia yang menghadirkan layanan manajemen proyek untuk melakukan perencanaan, kontrol, dan monitoring secara real-time. Aplikasi ini memfasilitasi segala kebutuhan manajemen proyek dengan memberikan layanan terintegrasi dari keseluruhan proses manajemen proyek. Sehingga dengan memanfaatkan aplikasi ini, dapat memaksimalkan performansi dan efisiensi manajemen proyek agar terpantau dengan mudah oleh seluruh project stakeholder.

Fitur-Fitur Menarik Tomps Project

Tomps menyediakan berbagai fitur menarik yang dapat membantu mengelola proyek Anda secara efisien. Beberapa fitur yang ditawarkan oleh Tomps antara lain:

1. Dashboard Project Monitoring

Fitur ini memungkinkan Anda untuk memantau status dan kemajuan proyek secara real-time. Anda dapat melihat kemajuan proyek, pencapaian target, kategori proyek, anggaran, termin pembayaran, serta mengidentifikasi masalah (isu) yang mungkin muncul.

1. Cost Planning

Fitur ini membantu Anda merencanakan dan mengelola anggaran proyek. Anda dapat menyusun dan mengawasi anggaran proyek dengan detail, termasuk alokasi biaya untuk berbagai komponen proyek.

1. Geographic Information System (GIS)

Bagian ini menampilkan informasi proyek dalam bentuk peta geografis. Anda dapat melihat jumlah total proyek, nilai total proyek yang telah terakumulasi, dan jumlah isu yang ada di suatu wilayah, seperti kabupaten atau kota tertentu.

1. Deliverables

Fitur ini memberikan daftar lengkap pekerjaan atau aktivitas yang harus dilakukan dalam proyek. Anda dapat melihat informasi terkait jadwal pelaksanaan, bobot, persentase kemajuan, status kemajuan, dan persetujuan pekerjaan atau aktivitas.

1. Gantt Chart

Gantt Chart adalah grafik yang menampilkan jadwal proyek dalam periode waktu tertentu. Ini mencakup daftar aktivitas, nama tugas, tanggal mulai dan tanggal selesai rencana, total durasi perencanaan, dan persentase bobot tugas.

1. Kurva S

Fitur ini memungkinkan Anda melihat perbandingan progress pelaksanaan proyek dengan rencana sebelumnya dalam bentuk grafik. Anda dapat memilih filter periode bulanan, mingguan, atau tahunan untuk melihat perkembangan proyek.

1. Project Report

Fitur ini memberikan laporan-laporan terkait proyek, termasuk laporan pencapaian dan laporan skala proyek, laporan anggaran proyek, laporan termin pembayaran, laporan direktori dokumen, laporan pemangku kepentingan (stakeholder) seperti pelanggan dan mitra, serta laporan-isu yang mungkin muncul dalam proyek.

Manfaat Penggunaan Tomps Project bagi Perusahaan Anda

Penggunaan Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek memiliki banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas: Dengan fitur-fitur yang disediakan oleh Tomps, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi waktu yang terbuang sia-sia, dan meningkatkan produktivitas tim proyek Anda.
2. Peningkatan Transparansi: Tomps memungkinkan Anda untuk melihat dan memantau progres proyek secara real-time. Hal ini memungkinkan Anda untuk memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap proyek Anda dan memastikan bahwa semua anggota tim memiliki akses yang sama terhadap informasi proyek.
3. Kolaborasi yang Lebih Baik: Tomps memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim proyek. Anda dapat berbagi informasi, mengatur tugas, dan berkomunikasi secara efektif melalui platform Tomps. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi dan koordinasi antar tim proyek.
4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat: Dengan adanya laporan proyek otomatis dan visibilitas yang lebih baik terhadap proyek, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat mengurangi risiko dan memastikan bahwa proyek Anda berjalan sesuai rencana.

Jadwalkan Demo Tomps Project Sekarang!

Jika Anda tertarik untuk mencoba Tomps Project dan melihat langsung fitur-fitur yang ditawarkan, Anda dapat menjadwalkan demo sekarang juga, gratis! Tim kami akan dengan senang hati memberikan presentasi dan menjawab semua pertanyaan yang Anda miliki. Untuk mengatur jadwal demo, Anda dapat menghubungi kami melalui website resmi kami di www.tomps.id, atau klik di sini. Jangan lewatkan kesempatan ini dan temukan solusi terbaik untuk manajemen proyek Anda dengan Tomps Project!

Referensi

Alinea ID. (2022, November 17). Apa itu project management? Dan apa itu aplikasi manajemen proyek? Https://Www.alinea.id/; Alinea ID. https://www.alinea.id/gaya-hidup/apa-itu-project-management-apa-aplikasi-manajemen-proyek-b2ftK9IqH#:~:text=Aplikasi%20manajemen%20proyek%20atau%20software,berbagai%20jenis%20dan%20ukuran%20bisnis

Project Management Institute. (2023). What is Project Management | PMI. Pmi.org. https://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management