Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI), atau Project Management Information System (PMIS) dalam Bahasa Inggris merupakan salah satu bagian dari dunia teknologi informasi yang bertujuan untuk mengelola sekaligus mengkoordinasi berbagai aspek dalam pengembangan sistem informasi. Dimulai dari perencanaan, proyek ini juga diikuti oleh pengembangan, implementasi serta pemeliharaan sebuah sistem informasi guna mendukung operasional suatu organisasi. 

Apa itu Manajemen Proyek Sistem Informasi?

Manajemen Proyek Sistem Informasi berkaitan erat dengan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, serta evaluasi sebuah proyek yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Adanya MPSI bertujuan untuk memastikan bahwa pengembangan sistem yang dilakukan berjalan sesuai kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai.

Proyek sistem informasi ini melibatkan berbagai tahapan mulai dari analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, juga pemeliharaan, dan disinilah MPSI mengatur seluruh tahapan tersebut berjalan sesuai rencana.

Mengutip dari artikel yang ditulis Ilyas, et. al. (2013), Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari alat dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menyebarluaskan output dari proses manajemen proyek. Sistem ini digunakan untuk mendukung semua aspek proyek, mulai dari inisiasi hingga penutupan, sekaligus mencakup sistem manual dan otomatis.

Dengan menggunakan MPSI dalam praktiknya, sebuah organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan proyek sistem informasi yang dilakukan dalam mencapai tujuan dan keberhasilan yang ingin dicapai.

Pentingnya Memahami Konsep Manajemen Proyek Sistem Informasi

Beriringan dengan pesatnya teknologi, MPSI menjadi penting karena setiap bisnis dan organisasi dituntut untuk mengikuti kemajuan teknologi yang di dalamnya memiliki sistem informasi yang efektif dan efisien. Berhasil tidaknya hal ini akan sangat berkaitan dengan bagaimana kemampuan manajemen proyek untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi, mengelola sumber daya yang dimiliki secara efektif, hingga memastikan pengembangan sistem informasi sudah sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna.

Pada dasarnya, MPSI merupakan sebuah kegiatan mengorganisasi informasi yang diperlukan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah untuk kelancaran sebuah proyek. Tak hanya menjadi kerangka kerja untuk membantu seorang Project Manager dalam kesehariannya, PMIS berperan penting dalam menjalankan, memantau, dan mengendalikan sebuah proyek. 

Pentingnya komunikasi antar anggota tim proyek juga menjadi hal yang tidak boleh ditinggalkan, guna memastikan setiap individu memahami tujuan proyek yang ingin dicapai bersama dan meminimalkan potensi timbulnya konflik. 

Komponen Penting Manajemen Proyek Sistem Informasi

MPSI melibatkan beberapa komponen penting yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan pengembangan sistem informasi dengan lebih efektif dan efisien. Dilansir dari Invensis, beberapa komponen penting dalam sebuah aplikasi manajemen proyek yang berpengaruh pada keberhasilan proyek diantaranya:

A. Perencanaan dan Penjadwalan

Ketika hendak memulai sebuah proyek, perencanaan dan penjadwalan menjadi komponen penting. PMIS memiliki alat penjadwalan untuk dapat mengendalikan proyek. Jadwal yang ada nantinya dikomunikasikan kepada seluruh anggota tim agar semua kegiatan dapat berjalan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Perencanaan proyek dengan PMIS menjadi lebih mudah, karena ketersediaan sumber daya yang cukup serta informasi terkait biaya yang dapat dengan mudah dihubungkan dengan perencanaan.

B. Anggaran dan Estimasi

Anggaran dan estimasi menjadi fitur yang dikombinasikan dengan rencana dan jadwal proyek, dengan tujuan untuk menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam setiap tugas di sebuah proyek. Estimasi keseluruhan proyek yang ada dihitung dari memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Oleh karena itu, komponen ini sangat membantu dalam melacak aliran dan pengeluaran yang digunakan untuk proyek tersebut. Perlu diperhatikan, estimasi anggaran yang dibutuhkan harus mempertimbangkan sumber daya dalam proyek, waktu yang tersedia, sekaligus anggaran dari sisi pelanggan.

C. Manajemen Sumber Daya dan Pengadaan

Sumber daya proyek terdiri dari beberapa jenis seperti sumber daya, mulai dari manusia, material, hingga mesin. Pengelolaan sumber daya menjadi sangat penting untuk menghitung waktu dan biaya yang dibutuhkan dalam setiap tugas. Tak hanya itu, biaya yang perlu dihabiskan untuk pengadaan barang atau jasa juga dapat dikelola, guna melacak biaya yang dihabiskan untuk sumber daya dan pengadaan.

D. Kinerja Proyek

Pengukuran kinerja manajemen menjadi komponen penting lainnya yang tersedia di PMIS. Setiap rencana yang ada diperbarui apabila terdapat perubahan yang dilakukan, baik secara internal atau eksternal oleh klien. Status proyek dapat diidentifikasi dengan Estimate at Completion (EAC), Estimate to Complete (ETC), Variance at Completion (VAC).

E. Pelaporan dan Komunikasi Kemajuan

Pembuatan laporan dilakukan pada setiap tugas dan proyek untuk lebih mudah memahami dan menyampaikan pekerjaan yang telah dilakukan. Sistem PMIS membantu menghasilkan laporan perkembangan dan kemajuan proyek yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan berbagai anggota tim dan stakeholder. Laporan tersebut nantinya dianalisis untuk setiap pengambilan keputusan yang dilakukan.

F. Integrasi

Tim yang bekerja dalam aspek yang berbeda menjadi salah satu tantangan yang tak terhindarkan, sehingga komponen integrasi diperlukan untuk mengatasi tantangan tersebut. PMIS sangat membantu dalam menjaga integrasi data dalam proyek. Aplikasi dan program yang digunakan diintegrasikan dengan PMIS, sehingga informasi yang terkumpul dapat menghasilkan informasi yang produktif dan berguna. Kemudian, informasi yang dibutuhkan lalu dikumpulkan atau dianalisis.

Keseluruhan komponen yang saling berkaitan ini akan bekerja dalam suatu kerangka yang terintegrasi untuk memastikan bahwa MPSI berjalan dengan baik. Setiap komponen ini sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan organisasi dalam mengembangkan sistem informasi yang diinginkan.

Aspek-aspek Utama Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pada dasarnya, MPSI melibatkan berbagai aspek penting untuk memastikan keberhasilan dan tercapainya tujuan bisnis yang ingin dicapai sebuah proyek. Diantara aspek manajemen proyek sistem informasi yaitu:

A. Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek harus jelas, termasuk diantaranya penjadwalan dan estimasi biaya yang diperlukan. Jadwal ini diperlukan untuk dapat menentukan waktu pada setiap tahapan proyek, termasuk biaya pelaksanaannya. Selanjutnya yaitu identifikasi potensi risiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek. Identifikasi ini diikuti dengan strategi pengelolaan dan pengendaliannya.

B. Pengorganisasian Sumber Daya

Pengorganisasian sumber daya dilakukan dengan memilih tim proyek yang terdiri dari sejumlah individu dengan kemampuan dan keahlian yang sebelumnya telah disesuaikan dengan tugas yang diemban. Kemudian, perlu juga dilakukan alokasi sumber daya mulai dari tenaga kerja, perangkat yang diperlukan, sekaligus anggaran untuk setiap tahapan proyek.

C. Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek dilakukan dengan pemantauan kinerja secara berkala, melakukan evaluasi kinerja proyek dan tujuan yang hendak dicapai, serta melakukan manajemen terkait perubahan yang mungkin terjadi agar tidak merusak jadwal proyek yang telah ditentukan. 

D. Koordinasi dalam Konteks Sistem Informasi

Koordinasi penting dilakukan, sehingga manajemen proyek perlu memastikan ketersediaan saluran komunikasi yang efektif untuk semua pihak yang terlibat. Tak hanya itu, integrasi komponen sistem informasi juga perlu dilakukan, mulai dari perangkat keras hingga lunak, sekaligus komponen lainnya. 

Contoh Praktik Konsep Manajemen Proyek Sistem Informasi

Dilansir dari Wrike, pada umumnya PMIS memiliki dua fungsi utama. Pertama, terdiri dari metode untuk mengumpulkan dan mengatur informasi. Kedua, yaitu aplikasi perangkat lunak yang menjalankan beberapa langkah tahapan. Sistem yang memiliki dua elemen yang telah disebutkan sebelumnya dapat dianggap sebagai PMIS. 

Praktik konsep PMIS dapat dilihat pada sistem pengarsipan dokumen yang menggunakan Microsoft Excel untuk mengumpulkan dan mengatur informasi, serta sistem informasi manajemen proyek lengkap disertai banyak alat dengan alur kerja dan proses khusus.

Untuk lebih memahami bagaimana manajemen proyek sistem informasi diimplementasikan, kita dapat melihat bersama studi kasus di PT Sona Citra Mandiri, salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi dan berlokasi di Malang. Salah satu proyek yang dikerjakan yaitu project pembangunan salah satu perumahan. Permasalahan yang seringkali terjadi yaitu masalah proyek yang berkaitan dengan waktu dan mutu. Manajer proyek juga tidak memiliki alat bantu khusus untuk menyusun kegiatan serta rencana anggaran biaya. Akibatnya, proses yang terjadi seringkali membutuhkan waktu yang relatif lama, serta kualitas perancangan yang dipengaruhi oleh pengalaman manajer proyek.

Permasalahan yang dihadapi PT Sona Citra Mandiri dapat diatasi dengan sistem manajemen proyek berbasis website yang dapat membantu proses perancangan project. Sistem dibangun menggunakan model pengembangan perangkat lunak Bernama waterfall, dengan metode pemrograman berbasis object oriented programming menggunakan Framework Laravel dan Inerty Js.

Dilansir dari jurnal Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Proyek Properti Berbasis Website (Studi Kasus: PT Sona Citra Mandiri) yang ditulis Irianti, et al. (2021), perancangan sistem website sistem Informasi Manajemen Proyek Properti menghasilkan perancangan arsitektur, perancangan sequence diagram, perancangan class diagram, perancangan basis data, perancangan kode program dan perancangan antarmuka. Tak hanya itu, pengujian yang dilakukan dalam sistem dinyatakan berhasil dan sesuai ekspektasi. 

Tak hanya keberhasilan, namun, manajemen proyek sistem informasi pun dapat mengalami kegagalan. Apriyanto dan Putro (2018) dalam jurnal Tingkat Kegagalan dan Keberhasilan Proyek Sistem Informasi di Indonesia melakukan penelitian terhadap tingkat kegagalan dan keberhasilan proyek sistem informasi secara umum. Penelitian dilakukan berdasarkan ukuran perusahaan, ukuran proyek, dan kompleksitas proyek. Dari hasil yang didapatkan, dapat ditarik kesimpulan bahwa sama halnya dengan keberhasilan, kegagalan yang terjadi juga akan berbeda berdasarkan kondisi yang terjadi di lapangan. 

Sebut saja pada ukuran perusahaan. Ukuran perusahaan yang lebih kecil memiliki tingkat kegagalan tertinggi dibandingkan dengan ukuran sedang dan besar. Lain halnya dengan kegagalan berdasarkan ukuran proyek, hasil kegagalan tertinggi ada pada pada proyek ukuran besar. Kompleksitas proyek juga berpengaruh, hal ini terlihat dari tingkat kegagalan yang terjadi ada pada proyek yang lebih komplek, dibandingkan dengan proyek yang tidak kompleks. 

Kesimpulan

Manajemen proyek sistem informasi menjadi salah satu hal penting dalam menjamin keberhasilan proyek dan mencapai tujuan bisnis. Kegagalan yang mungkin terjadi dalam setiap proyek dapat diminimalisir dengan memahami teori dan praktik terkait aspek-aspek utama manajemen proyek sistem informasi. Dengan membuat perencanaan dan anggaran sebaik mungkin, pengorganisasian sumber daya yang tepat, pengendalian proyek yang ketat, dan koordinasi yang baik dalam konteks sistem informasi, keberhasilan proyek dapat diupayakan guna mencapai hasil yang diinginkan. 

Referensi:

Apriyanto, R. D. dan Putro, H. P. 2018. Tingkat Kegagalan dan Keberhasilan Proyek Sistem Informasi di Indonesia. SENTIKA 2018. 395-402. https://www.researchgate.net/publication/342360290_Tingkat_Kegagalan_dan_Keberhasilan_Proyek_Sistem_Informasi_di_Indonesia 

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2013). PMIS: boon or bane? Paper presented at PMI® Global Congress 2013—EMEA, Istanbul, Turkey. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Invensis. Introduction to Project Management Information System. https://www.invensislearning.com/blog/project-management-information-system/ 

Irianti, C. N. D., Cholissodin, I., dan Arwan, A. 2021. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Proyek Properti Berbasis Website (Studi Kasus: PT. Sona Citra Mandiri). Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer. 5(6): 2478-2485. https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/9252/4196 

Wrike. https://www.wrike.com/blog/what-is-pmis-and-how-it-works/#:~:text=Examples%20of%20PMIS&text=Any%20system%20with%20these%20two,with%20custom%20workflows%20and%20processes