Setiap proyek terdiri dari tugas, aktivitas, anggaran, dan lain-lain. Proyek yang dikerjakan oleh tim besar harus diatur dengan baik agar tidak terjadi salah informasi dan pengerjaan tugas yang tidak sesuai gol dan ekspektasi. Itulah pentingnya manajemen proyek dalam setiap proyek, baik yang berskala besar maupun kecil. Apa itu manajemen proyek dan kenapa itu penting? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Definisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek merupakan sistem yang mengatur, merencanakan dan berinisiasi melaksanakan sebuah proyek. Dengan adanya manajemen proyek, perusahaan dapat mengerjakan dan mendapatkan hasil yang diinginkan. Manajemen proyek sudah diterapkan sejak ribuan tahun yang lalu, namun sistem yang ada sekarang tentu telah melalui perkembangan besar.

Manajemen proyek identik dengan proyek pembangunan dan arsitektur, padahal sistem ini bisa digunakan untuk mengerjakan proyek di berbagai industri. Beberapa contoh proyek dari berbagai bidang industri adalah:

• Proyek pembangunan kompleks apartemen
• Proyek pengembangan jenis obat baru untuk perusahaan farmasi
• Proyek membuka toko baru
• Proyek mengembangkan program penjualan ke area geografis yang belum pernah dijamah sebelumnya.

Elemen Manajemen Proyek

Setiap manajemen proyek terdiri dari 4 elemen yang memiliki peran sama-sama penting. Keempatnya adalah:

1. Sumber Daya

Yang dimaksud sumber daya proyek termasuk sumber daya manusia, peralatan yang digunakan untuk mengerjakan proyek, perangkat keras dan perangkat lunak. Sumber daya sangat penting karena harus dipilih dan digunakan dengan baik agar hasil proyek berhasil sesuai tujuan awalnya.

2. Uang

Proyek besar maupun kecil sudah pasti membutuhkan modal berupa uang yang cukup. Setiap proyek pada umumnya dibuat untuk mendapat keuntungan. Sebelum mendapat keuntungan, dibutuhkan biaya dalam mewujudkannya.

3. Waktu

Selanjutnya, elemen yang tak kalah penting dalam manajemen proyek adalah waktu. Yang dimaksud dengan waktu adalah durasi pengerjaan sebuah proyek. Durasi pengerjaan ini harus dibagi-bagi dalam jendela yang lebih kecil agar lebih mudah diselesaikan oleh tim, terutama untuk proyek berskala besar. Pembagian waktu dan deadline kini bisa langsung dicek di sistem/aplikasi manajemen proyek kapan pun dan di mana pun. Setiap pemimpin proyek bisa memantaunya dengan mudah apakah setiap bagian dikerjakan sesuai tenggat waktu atau justru tertinggal.

4. Cakupan Proyek

Yang dimaksud cakupan proyek adalah ukuran atau skalanya. Selain itu, cakupan proyek juga termasuk apa sasaran proyek tersebut dan syarat-syaratnya yang akan menjadi dasar dari pengerjaan proyek tersebut.

Tahapan Manajemen Proyek

Setiap proyek terbagi menjadi 5 tahapan, yaitu inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan, dan penutupan. Berikut ini penjelasan dari setiap manajemen proyek:

1. Inisiasi

Inisiasi proyek merupakan langkah awal sebuah proyek. Harus ada inisiasi yang mencakup definisi proyek secara luas. Fungsi inisiasi adalah memberikan ide dan gambaran proyek secara umum. Di tahap inisiasi juga biasanya dijelaskan tentang tujuan dan syarat-syarat sebuah proyek.

2. Perencanaan

Tahap yang kedua adalah perencanaan. Setelah mendapat gambaran yang luas, di tahap ini mulai dibuat rencana yang lebih detail. Pada tahap perencanaan seharusnya dibuat roadmap yang akan menjadi panduan pengerjaan proyek. Manajer proyek akan mengatur siapa saja yang masuk ke dalam tim. Manajer akan memilih sumber daya yang sesuai dengan keahlian dan yang dapat bekerja sama dengan baik. Setiap tim akan diberikan tugas dan tujuan yang jelas.

3. Eksekusi

Begitu rencana sudah selesai dan mantap, maka saatnya masuk ke tahap ketiga, eksekusi atau pengerjaan proyek. Setiap tim yang sudah ditugaskan oleh manajer proyek akan mengerjakan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Setiap map bisa menjadikan roadmap sebagai panduan kerja mereka.

4. Pemantauan

Eksekusi proyek berjalan beriringan dengan tahap pemantauan. Hanya saja, eksekusi dilakukan oleh sumber daya manusia, sedangkan pemantauan dilakukan oleh manajer proyek. Ada banyak aspek yang perlu dipantau. Mulai dari kualitas kerja, tenggat waktu, anggaran, dan masih banyak lagi.

5. Penutupan

Pada akhirnya, proyek selesai. Begitu pemangku kepentingan proyek sudah puas dengan hasil proyek, maka proyek pun harus ditutup secara resmi. Di tahap ini, biasanya akan diadakan pertemuan post mortem. Manajer proyek pun akan memberikan evaluasi proyek, entah itu berhasil atau sebaliknya.

Kelebihan Manajemen Proyek

Kenapa setiap proyek membutuhkan sistem manajemen yang baik? Berikut ini beberapa kelebihan menerapkan manajemen proyek:

1. Menyelaraskan Tujuan dan Komunikasi yang Lebih Baik

Setiap proyek pasti ada tujuannya. Setiap anggota tim harus paham dulu apa tujuannya agar bisa mengerjakan tugas masing-masing dengan baik. Itulah gunanya manajemen proyek. Adanya aplikasi manajemen proyek yang modern juga sangat memudahkan tim untuk berkomunikasi, sehingga semua anggota tim berada di tahap yang sama dan bisa berkolaborasi secara efektif.

2. Mengatur Tenggat Waktu yang Realistis

Pemangku kepentingan mungkin menginginkan tenggat waktu pengerjaan proyek yang sangat singkat. Tapi dengan sistem manajemen proyek, hal ini bisa dikomunikasikan dengan baik. Pada akhirnya akan terbentuk tenggat waktu proyek yang lebih realistis dan sesuai dengan anggaran. Eksekusi proyek pun bisa lebih efektif dan efisien. Kemungkinan meningkatkan kepuasan konsumen jadi lebih tinggi.

3. Monitor Kualitas Lebih Mudah

Apa pun proyeknya, sebesar apa pun skalanya, pasti butuh dipantau kualitasnya. Dengan manajemen proyek, pemantauan kualitas jadi jauh lebih mudah. Jika di tengah pengerjaan ada yang tidak sesuai ekspektasi, bisa terlihat sejak awal dan diperbaiki. Pada akhirnya, hasil proyek akan lebih sesuai atau bisa jadi melebihi ekspektasi.

4. Lebih Transparan

Informasi bisa disampaikan secara transparan selama pengerjaan proyek berlangsung. Sistem ini lebih transparan, sehingga manajer proyek dan pemangku kepentingan bisa mengetahui setiap perkembangan. Risiko terjadi kesalahan pun bisa diperkecil karena transparansi ini.

5. Menghemat Waktu dan Biaya

Manajemen proyek membantu perusahaan untuk mengukur setiap tahapan dengan lebih efisien. Kinerja tim jadi lebih efisien, bahkan produktivitas cenderung meningkat. Tentu saja, hal ini akan sangat berpengaruh pada penggunaan waktu. Tak ada tahapan yang terlambat dan tidak ada biaya yang terbuang percuma dalam menyelesaikan proyek.

Gunakan Sistem Manajemen Proyek Terbaik

Berkat kemajuan teknologi, kini perusahaan bisa menggunakan sistem manajemen proyek yang modern dan bisa dikelola secara mobile. Pastikan untuk menggunakan sistem manajemen proyek yang dapat diandalkan dan telah berpengalaman seperti Tomps. Tak hanya mengorganisasi proyek, Tomps juga bisa digunakan untuk mengelola aset dan bangunan.

Reputasi dan kredibilitas Tomps dibuktikan dengan banyaknya perusahaan yang telah bekerja sama dengan Tomps. Antara lain adalah Kemkominfo, Bank Indonesia, Telkom Indonesia, Communication Cable Systems Indonesia, Kemendesa, Kemenkes, Kemenko Marves, Kemenparekraf, dan masih banyak lagi. Langsung saja kunjungi situs webnya untuk mengetahui semua fitur Tomps!