Manajemen proyek adalah bagian penting dalam industri apa pun, termasuk pendidikan. Misalnya saja dalam mengkoordinasikan kurikulum baru atau mengorganisasi studi tur, semuanya membutuhkan manajemen proyek agar bisa berjalan dengan baik. Sebenarnya apa itu manajemen proyek pendidikan dalam pendidikan dan seperti tahapan dan langkah efektif dalam menanganinya? Temukan selengkapnya di sini.

Apa Itu Manajemen Proyek Pendidikan?

Manajemen proyek pendidikan biasanya dilakukan di sekolah dan universitas. Ini adalah proses untuk memastikan bahwa semua persyaratan proyek pendidikan terpenuhi. Apa saja syarat yang dimaksud? Ini mencakup proyek bisa dituntaskan tepat waktu, sesuai dengan anggaran, dan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan sejak awal. Dua hal penting dalam manajemen proyek di bidang pendidikan adalah membuat rencana dan jadwal kerja yang jelas. Hal ini dapat melibatkan koordinasi dan komunikasi dengan semua pemangku kepentingan, termasuk guru dan administrator di lembaga pendidikan, termasuk juga siswa/mahasiswa, dan orang tua mereka.

Tahapan Manajemen Proyek Pendidikan

Apa pun industri yang ditekuni, dalam manajemen proyek selalu mengikuti siklus atau tahapan yang sama, sesuai dengan standar. Setiap tahapan ini sama-sama penting dan menjadi elemen yang saling melengkapi. Ini dia kelima tahapan dalam manajemen proyek pendidikan

1. Inisiasi Inisiasi merupakan fase pertama dari proses manajemen proyek. Tujuan tahap inisiasi adalah untuk menemukan apa cakupan proyek tersebut, tujuan proyek, dan persyaratan proyek. Pada dasarnya, tahap inisiasi adalah gambaran proyek secara luas.
2. Perencanaan Tahap perencanaan merupakan tahap penting yang mungkin membutuhkan waktu panjang untuk membuatnya agar tidak ada yang terlewat. Fase perencanaan termasuk membuat roadmap proyek yang nantinya akan dijadikan panduan kerja. Prosesnya termasuk membuat jadwal, menemukan risiko proyek, dan membuat anggaran.
3. Eksekusi Kalau tahap perencanaan sudah selesai, akhirnya masuk ke dalam eksekusi atau pengerjaan proyek. Di fase eksekusi, rencana akan diwujudkan secara nyata dan diharapkan setiap orang atau tim yang sudah didelegasikan untuk menjalankan tugas akan menjalankannya sesuai tenggat waktu.
4. Kontrol Tahapan kontrol adalah pemantauan proyek yang dikerjakan oleh manajer proyek. Tahap ini berjalan bersamaan dengan eksekusi. Manajer proyek harus memantau semua hal agar eksekusi berjalan sesuai rencana. Tahapan ini termasuk mengadakan meeting secara reguler, melacak progres, dan membuat laporan.
5. Penutupan Di tahap terakhir ada penutupan proyek yang pada umumnya dilakukan oleh manajer proyek. Manajer akan membuat pertemuan untuk mengevaluasi proyek, apakah proyek sukses atau gagal. Apa aspek yang masih kurang dan bisa ditingkatkan agar ke depannya penyelesaian proyek bisa lebih baik.

Langkah Efektif Menjalankan Manajemen Proyek Pendidikan

Setelah mengetahui prinsip dasar manajemen proyek, maka sekarang saatnya mengetahui 5 langkah spesifik dan tekniknya untuk menjalankan manajemen proyek pendidikan. Ini dia kelima langkahnya:

1. Mulai Merencanakan Setiap proyek yang berhasil pasti diawali dengan rencana yang baik pula. Lalu bagaimana cara untuk membuat rencana yang baik? Ada beberapa hal yang bisa dilakukan, yaitu:

• Tetapkan dulu apa tujuan proyek. Apa yang ingin dicapai? Apa yang harus dilakukan untuk mewujudkannya?
• Setelah tahu apa golnya dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk mewujudkannya, saatnya membuat tenggat waktu dan anggaran. Di tahap ini sangat penting untuk bersikap realistis. Kalau tenggat waktu terlalu pendek atau anggaran terlalu sedikit, menyelesaikan proyek akan sangat menantang dan menyulitkan.
• Terakhir, pastikan agar semua pemangku kepentingan terlibat dalam prosesnya. Masukan dari semua pemangku kepentingan akan memastikan bahwa semua pihak paham dan tidak ada kejutan di tengah proyek.

2. Alokasikan SDM Manajemen proyek di bidang pendidikan harus disesuaikan dengan jenis proyeknya. Sebisa mungkin, alokasikan sumber daya manusia yang tepat untuk mengerjakan tugas dan tanggung jawab yang tepat. Karena itu, perlu pengetahuan yang baik akan kemampuan dan pengetahuan setiap sumber daya manusia yang ada. Jumlah orang yang ditugaskan untuk menjalankan satu tugas sangat tergantung dari skala proyeknya. Pada umumnya, dibutuhkan SDM untuk mengisi peran penting seperti koordinator proyek, manajer keuangan, dan manajer pelaksana. Sangat penting mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan SDM yang terpilih menjalankan tugas-tugas tersebut. Untuk peran manajer proyek, sangat disarankan memilih orang yang sudah berpengalaman sebelumnya. Kalaupun tidak punya pengalaman sebagai manajer proyek, tapi setidaknya sudah beberapa kali punya peran dalam proyek-proyek pendidikan. Hal ini penting karena manajer proyek akan bertanggung jawab pada proyek secara keseluruhan dan memastikan semua berjalan sesuai dengan rencana. Setelah mengalokasikan SDM ke perannya masing-masing, rencanakan juga bagaimana cara mereka berkomunikasi dengan satu sama lain. Harus ada garis komunikasi yang jelas antara anggota tim agar semua tahu apa tanggung jawab mereka dan tidak ada kesalahan komunikasi yang akan sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek.
3. Alokasikan Sumber Daya Setelah mengalokasikan SDM, langkah selanjutnya adalah mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Ini termasuk uang dan bahan-bahan yang diperlukan. Semua harus dialokasikan pada waktu yang tepat agar semua anggota tim bisa bekerja sesuai waktu yang telah ditentukan.
4. Lakukan Kontrol
   Begitu masuk ke tahap eksekusi, maka perlu dilakukan kontrol agar semua tahapan pengerjaan berjalan sesuai tenggat waktu dan anggaran. Beberapa tips untuk melakukan kontrol yang efektif adalah: Membagi tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil agar tugas yang rumit akan terlihat lebih mudah diselesaikan. Selalu berkomunikasi dengan tim dan adakan meeting secara reguler agar mengetahui perkembangan proyek. Gunakan teknologi agar manajemen proyek lebih mudah, seperti software manajemen proyek yang memiliki fitur perencanaan, melacak progres, dan mengumpulkan data performa tiap tim agar bisa dianalisis lebih dalam.
5. Pelajari Kesalahan dan Kesuksesan Manajer proyek yang sudah pernah menangani beberapa proyek mungkin sudah mengalami proyek yang sukses maupun gagal. Yang pasti, gagal itu tidak masalah, selama bisa belajar dari kesalahan tersebut dan ke depannya bisa bekerja dengan lebih baik. Jadi di tahap akhir, temukan apa aspek yang kurang atau salah dan apa penyebabnya. Ke depannya, hal-hal tersebut sebisa mungkin dihindari.

Gunakan Sistem Manajemen Proyek Pendidikan Terbaik

Agar manajemen proyek pendidikan sukses, gunakan software yang dapat diandalkan seperti Tomps. Sebagai sistem manajemen yang dapat digunakan untuk mengelola proyek, aset, dan bangunan perusahaan, Tomps dapat membantu mengelola manajemen proyek pendidikan dengan baik.

Tomps telah membuktikan reputasinya karena telah bekerja sama dengan berbagai perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Di antaranya adalah Kemendesa, Kemenkes, Kemenki Marves, Kemkominfo, Kemenparekraf, Bank Indonesia, Pertamina International Shipping, dan masih banyak lagi. Ingin tahu layanan lengkap Tomps? Cek langsung di situsnya!