Setiap organisasi dan perusahaan membutuhkan manajemen rekod dan arsip untuk keberlangsungan dalam jangka waktu panjang. Adanya rekod dan arsip juga memungkinkan kinerja yang lebih baik ke depannya dan mempertahankan konsistensi visi dan misi. Sebenarnya apa gunanya manajemen rekod dan arsip? Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa Itu Manajemen Rekod dan Arsip?

Sebelum membahas lebih jauh terkait manajemen rekod dan arsip, kita perlu mengetahui dulu apa itu rekod dan arsip. Berikut ini penjelasannya:

Manajemen Rekod Konsep rekod banyak dijelaskan oleh para ahli. Menurut Australian Standard, rekor adalah informasi yang terekam dalam bentuk apa pun, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau orang dengan tujuan transaksi bisnis atau kegiatan lainnya, sehingga ada bukti dari transaksi dan kegiatan tersebut.

Rekod suatu organisasi atau perusahaan pada umumnya diurus oleh manajer rekod. Adanya rekod sangat membantu dalam menyimpan pengalaman organisasi, menjaga keberlanjutan dan konsistensi, serta untuk kebutuhan manajemen dan administrasi. Selain itu, rekod juga memungkinkan efisiensi dan produktivitas semakin baik ke depannya.

Beberapa sifat dasar rekod antara lain adalah:

• Berupa Rekaman Informasi Dalam setiap rekod terkandung informasi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan di organisasi atau perusahaan.
• Bentuknya Beragam Bentuk rekod tidak harus satu atau seragam. Bentuknya bisa berupa kertas, dokumen, peta, foto, gambar, elektronik dalam bentuk video dan lain sebagainya. Untuk sistem bisnis, rekod bisa berupa audio, video, email, spreadsheet, hingga dokumen yang ditulis tangan.
• Dibuat, Diterima, dan Dipelihara Artinya setiap rekod pasti dibuat oleh seseorang yang bertanggung jawab di organisasi atau perusahaan tersebut, serta dikelola untuk kepentingan bersama di dalam organisasi.

Manajemen Arsip Pengertian arsip kurang lebih sama dengan rekod, hanya saja di Indonesia istilah ini jauh lebih dikenal. Maklum saja, karena istilah ini sudah digunakan sejak Indonesia masih diduduki oleh Belanda. Arsip dibuat, dikelola, dan dipelihara oleh petugas kearsipan atau disebut dengan arsiparis.

Istilah arsip terdapat pada Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok kearsipan. Arsip merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan. Arsip dibuat dengan teratur dan terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, supaya mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Fungsi arsip terbagi menjadi 2 tergantung dari jenisnya, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Berikut ini fungsinya:

1. Arsip Statis Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip statis juga tidak digunakan untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari.
2. Arsip Dinamis Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan pada umumnya. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam diselenggarakannya administrasi negara sehari-hari.

Perbedaan Manajemen Rekod dan Arsip

Manajemen rekod dan arsip pada dasarnya memiliki banyak persamaan. Keduanya dapat dibuat paralel, tetapi tetap ada perbedaan dari segi penanganannya. Manajemen rekod pada umumnya digunakan untuk kepentingan administrasi sehari-hari, sementara itu manajemen arsip digunakan untuk kepentingan keberlanjutan dan kepentingan sejarah dari organisasi, jadi lebih untuk jangka panjang.

Dalam manajemen kearsipan biasanya ada rekod, yaitu hasil transaksi yang didokumentasikan berdasarkan seri. Artinya rekod disimpan menurut kesamaan fungsi dan kegiatan, dengan begitu rekod akan lebih mudah diakses dan digunakan ke depannya. Sistem tata kearsipan menggunakan nilai guna rekod yang bermanfaat bagi organisasi tersebut.

Kelebihan Manajemen Rekod dan Arsip

Sistem manajemen rekod dan arsip yang berkualitas dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Mulai dari peningkatan efisiensi dan pengambilan keputusan yang lebih cepat, hingga ke peningkatan alur kerja dan meminimalkan risiko. Berikut ini beberapa alasan utama kenapa setiap perusahaan membutuhkan manajemen rekod dan arsip yang teratur:

1. Lebih Mudah Memenuhi Kepatuhan Manajemen rekod dan arsip yang dikelola dengan baik memungkinkan perusahaan menjalani kepatuhan pencatatan dengan sempurna. Hal ini penting untuk memiliki sistem manajemen rekod dan arsip yang solid. Jika kepatuhan sudah tercapai, maka akan sangat membantu perusahaan secara keseluruhan.
2. Alur Kerja Lebih Baik Tanpa rekod dan arsip, pasti sulit sekali untuk menemukan dokumen secara spesifik di momen tertentu yang krusial. Kalau sudah menggunakan manajemen rekod dan arsip yang baik, maka akan tercipta sistem yang terpadu dan komprehensif. Setiap data akan disimpan secara detail, sehingga sangat mudah diakses kapan pun dibutuhkan. Tentu saja ini akan berpengaruh pada alur kerja perusahaan secara keseluruhan. Kemampuan dan performa perusahaan akan meningkat, dengan begitu perusahaan dapat memberi layanan dengan tepat waktu, efektif, dan efisien. Klien dan konsumen pun akan lebih puas dengan layanan yang diberikan.
3. Menghemat Biaya Volume laporan dan email yang keluar masuk dalam sebuah perusahaan bisa sangat tinggi per harinya. Tapi tidak semuanya benar-benar berguna hingga perlu disimpan di dalam arsip. Penanganan arsip berupa kertas memerlukan lebih banyak waktu, biaya, serta ruang. Dengan pengelolaan rekod dan arsip yang tepat, data dapat disimpan menurut tingkat relevansinya. Apalagi saat ini sudah ada manajemen rekod dan arsip digital yang menawarkan penghematan biaya secara signifikan. Biaya penyimpanan berkurang, efisiensi perusahaan juga jadi lebih baik dibandingkan sistem manual.
4. Akses Lebih Mudah Manajemen rekod dan arsip masa kini sangat memudahkan perusahaan untuk mengakses dokumen dari transaksi atau kegiatan yang sudah terjadi. Dokumen dapat diakses kapan pun dibutuhkan dan sesering apa pun. Jika rekod dan arsip berpengaruh pada pengambilan keputusan tertentu, maka langkah-langkah perusahaan akan dibuat lebih cepat dan tepat.
5. Memperkecil Risiko Adanya rekod dan arsip yang disimpan dengan baik dalam sebuah perusahaan, memungkinkan perusahaan tersebut memperkecil terjadinya risiko hal-hal yang negatif terjadi kembali. Kekurangan yang terjadi pada transaksi atau kegiatan di masa lalu, kini bisa dihindari dengan mengacu dari rekod dan arsip.
6. Melindungi Data Setiap organisasi dan perusahaan pasti memiliki data penting yang sifatnya rahasia. Melindungi data-data ini dari pihak luar yang mungkin saja akan menyalahgunakannya tentu sangat penting. Adanya sistem manajemen rekod dan arsip yang baik akan sangat membantu melindungi setiap data yang dimiliki perusahaan. Semua konten sensitif dipastikan tidak bisa diakses oleh sembarang orang.

Rekod dan arsip sangat penting dalam keberlangsungan sebuah organisasi dan perusahaan. Saat ini kita bisa menggunakan bantuan software khusus untuk manajemen rekod dan arsip yang berkualitas seperti Tomps. Dengan Tomps, kita bisa melakukan real-time monitoring, menyimpan dokumen, dan mengecek seluruh detail aset di dalam satu platform. Yuk, kunjungi Tomps sekarang juga untuk performa perusahaan yang lebih baik!