Penjelasan Lengkap Manajemen Perkantoran dan Contohnya dalam Beberapa Industri

By Yuni Ayuningsih | Published On: 11 May 2023
Penjelasan Lengkap Manajemen Perkantoran dan Contohnya dalam Beberapa Industri

Manajemen perkantoran merupakan bidang yang berperan penting dalam mengatur dan mengelola kegiatan administratif dan operasional di suatu kantor. Dalam perkembangannya saat ini, manajemen perkantoran mengalami transformasi yang signifikan sebagai respons terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan bisnis yang dinamis. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah mengubah cara kerja dan interaksi di kantor, dengan penggunaan alat-alat digital dan aplikasi yang mempermudah pengelolaan data, kolaborasi tim, serta komunikasi internal dan eksternal. Selain itu, manajemen perkantoran juga semakin memperhatikan aspek keberlanjutan dan efisiensi operasional, dengan mengadopsi praktik-praktik ramah lingkungan, pengelolaan sumber daya secara efektif, dan peningkatan produktivitas melalui peningkatan kualitas kerja dan kesejahteraan karyawan. Dalam era yang terus berkembang ini, manajemen perkantoran memiliki peran krusial dalam membantu organisasi menghadapi tantangan yang kompleks dan memanfaatkan peluang-peluang baru untuk mencapai kesuksesan di lingkungan bisnis yang kompetitif.

 

Pengertian Manajemen Pengertian

Dilansir melalui accurate, manajemen perkantoran adalah usaha yang melibatkan pengarahan terhadap semua aktivitas dan pengelolaan keseluruhan suatu kantor, dengan tujuan mencapai efisiensi yang maksimal dan memerlukan tata kelola yang baik agar pekerjaan dapat dijalankan dengan optimal. Pengaturan dan pengelolaan pekerjaan di dalam kantor ini dikenal sebagai manajemen perkantoran.


Selain itu, disebutkan juga oleh kitalulus manajemen perkantoran merupakan suatu aktivitas rutin yang dilakukan untuk mengolah data dan informasi dengan cara yang teratur dan konsisten, sesuai dengan standar atau SOP yang ditetapkan, guna mencapai tujuan bisnis perusahaan.


Tujuan Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran memiliki beberapa tujuan utama yang bertujuan untuk mencapai efisiensi, efektivitas, dan kesuksesan dalam pengelolaan operasional perkantoran. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari manajemen perkantoran:


Meningkatkan Produktivitas

Tujuan utama manajemen perkantoran adalah meningkatkan produktivitas karyawan dan operasional perkantoran secara keseluruhan. Hal ini dapat dicapai dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengatur tugas dengan efisien, meningkatkan sistem kerja, dan menerapkan praktik manajemen yang efektif.


Mencapai Efisiensi Operasional

Tujuan lainnya adalah mencapai efisiensi dalam operasional perkantoran. Manajemen perkantoran bertujuan untuk mengelola proses kerja, mengurangi pemborosan, meningkatkan alur kerja, dan mengoptimalkan penggunaan waktu, tenaga, dan sumber daya lainnya.


Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Manajemen perkantoran juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada klien, pelanggan, atau pihak terkait lainnya. Tujuan ini melibatkan pembangunan sistem komunikasi yang efektif, pengelolaan hubungan pelanggan, dan penyediaan layanan yang berkualitas tinggi.


Menjamin Keamanan dan Keberlanjutan

Manajemen perkantoran memiliki tujuan untuk menjaga keamanan dan keberlanjutan operasional perkantoran. Ini melibatkan penerapan kebijakan keamanan yang ketat, pengelolaan risiko, pemeliharaan infrastruktur yang baik, dan kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang berlaku.


Mengembangkan Sumber Daya Manusia

Tujuan manajemen perkantoran juga termasuk pengembangan sumber daya manusia. Ini mencakup pengembangan keterampilan karyawan, motivasi, pelatihan, peningkatan kesejahteraan, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

 

Fungsi Manajemen Pekantoran

Manajemen perkantoran pada dasarnya adalah sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.


1.     Perencanaan

Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran melibatkan proses penentuan langkah-langkah untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam fungsi perencanaan ini, manajer harus mempertimbangkan kegiatan yang akan dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.

 

2.     Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran memiliki manfaat penting bagi manajer, termasuk dalam hal pengawasan dan penentuan personel yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Fungsi pengorganisasian juga berperan dalam menciptakan struktur organisasi yang jelas, menggambarkan tugas-tugas setiap unit atau bagian dalam organisasi dengan jelas, menentukan wewenang dan tanggung jawab yang jelas, serta mengindikasikan hubungan antara tugas-tugas setiap unit organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia dan materiil yang diperlukan.

 

3.     Pengarahan

Fungsi pengarahan dalam manajemen perkantoran melibatkan upaya untuk memberikan bimbingan, saran, perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas, dengan tujuan agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

 

4.     Pengawasan

Fungsi pengawasan bertujuan untuk memastikan pelaksanaan rencana dengan memberikan kebebasan kepada semua individu untuk mengambil tindakan terbaik. Fungsi ini melibatkan penerapan kontrol pada prosedur fisik dan komputerisasi dalam berbagai aspek bisnis guna memastikan konsistensi. Dalam mengawasi bawahan, diperlukan fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai dan persyaratan kantor.

 

Contoh Manajemen Perkantoran

Dari beragamnya industry, pasti akan selalu ada manajer kantor yang memimpin di sebagian perusahaan. Untuk memberikan tugas kepada karyawan tentu memiliki banyak variasi yang dipengaruhi oleh beragam faktor, termasuk jenis industri dimana perusahaan tersebut beroperasi. Beberapa dibawah ini adalah jenis-jenis manajemen kantor yang paling umum.


1.     Manajemen Kantor Perusahaan

Di dalam suatu perusahaan, manajemen perkantoran melibatkan upaya meningkatkan kinerja departemen yang beroperasi di kantor. Penting bagi lingkungan kerja tempat karyawan bekerja untuk sesuai dengan tugas yang mereka lakukan, serta mencerminkan branding dan budaya perusahaan.

 

Dalam struktur perusahaan, setiap departemen saling terhubung dengan departemen lainnya, seperti sumber daya manusia (SDM & kepegawaian), keuangan, dan bahkan pemasaran.

 

2.     Manajemen Kantor Hukum

Manajemen dalam kantor hukum biasanya bertanggung jawab dalam mengelola lingkungan kerja untuk staf dan klien perusahaan. Tugas manajemen dalam kantor hukum meliputi penanganan kedatangan klien dan pengunjung di gedung, berinteraksi dengan asisten administratif, mengelola proses penggajian staf, serta bekerja sama dengan tim SDM dalam menyelesaikan proyek-proyek.

 

3.     Manajemen Kantor Medis dan Gigi

Dalam industri perawatan kesehatan, manajer kantor memiliki peran penting dalam mengatur rumah sakit, kantor dokter, dan kantor dokter gigi.

 

Manajemen kantor di sektor kesehatan bertanggung jawab atas pengelolaan ruang kerja dengan tujuan menciptakan lingkungan yang sesuai untuk pasien. Kebersihan yang sangat dijaga merupakan hal yang sangat penting di seluruh fasilitas.

 

Selain itu, manajemen kantor medis juga melaksanakan tugas dalam perawatan kesehatan, termasuk menjaga kerahasiaan pasien, memastikan adopsi praktik yang benar untuk pembuangan limbah medis, dan dalam beberapa kasus, mengawasi asisten medis.

 

Bagaimana Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda?


Agar manajemen perkantoran dapat dioptimalkan, setiap bisnis berupaya mencari solusi yang tepat. Berikut ini beberapa cara yang bisa ditempuh:


  1. Perhatikan Penataan Ruang Kerja

Penataan ruang kerja memiliki dampak yang signifikan terhadap manajemen, sehingga penting untuk mengatur ruang kerja dengan baik. Dengan tata letak yang nyaman, pekerjaan dapat dilakukan lebih efisien dan produktivitas karyawan dapat meningkat.


Delegasikan Tugas Sesuai Kemampuan

Salah satu cara memaksimalkan manajemen perkantoran adalah dengan mendistribusikan tugas secara bijaksana. Ini bukan berarti menyerahkan seluruh tanggung jawab pada bawahan, namun memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan kemampuan individu dan tim dalam menyelesaikan tugas sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan.


Definisikan Peran dan Tanggung Jawab dengan Jelas

Setiap posisi memiliki tugas dan peran yang spesifik. Penting untuk memastikan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab yang jelas dan tidak ada tumpang tindih dalam pembagian tugas.

Beberapa bisnis sering kali memberikan beban kerja yang berlebihan pada karyawan tanpa melakukan analisis terlebih dahulu, yang dapat menyebabkan kelelahan dan kejenuhan.


Manfaatkan Teknologi Dukungan

Penggunaan teknologi yang tepat dapat memberikan kontribusi besar dalam operasional perusahaan. Bisnis sebaiknya melihatnya sebagai peluang untuk meningkatkan manajemen dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

 


Dalam kesimpulan, manajemen perkantoran memiliki peranan yang sangat penting dalam mengelola dan mengoptimalkan operasional perkantoran. Dengan mempertimbangkan tujuan utamanya, seperti meningkatkan produktivitas, mencapai efisiensi operasional, meningkatkan kualitas pelayanan, menjamin keamanan dan keberlanjutan, serta mengembangkan sumber daya manusia, manajemen perkantoran dapat membantu perusahaan mencapai kesuksesan dan keberhasilan jangka panjang. Dengan menerapkan praktik manajemen yang efektif, memanfaatkan teknologi, dan terus beradaptasi dengan perkembangan zaman, manajemen perkantoran dapat terus berkembang dan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi untuk memahami pentingnya manajemen perkantoran dan melibatkan tim manajemen yang kompeten dalam upaya mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.


Tomps terus berinovasi untuk memberikan pelayanan terbaik bagi perusahaan Anda dengan menerapkan praktik manajemen yang efisien dan memanfaatkan teknologi untuk tetap kompetitif dalam era global. Jangan lewatkan artikel-artikel lainnya yang kami sajikan untuk meningkatkan pengetahuan Anda!


Artikel
Operasional Bangunan

Comments (1)

1000 Karakter Tersisa

Kylie kristian jenner

24 October 2023 - 02:09

is immposible

Eksplor lebih banyak

Rekomendasi Untuk Anda

Kendaraan Termasuk Aset Apa?

19 June 2024

Kendaraan Termasuk Aset Apa?

Aset Perusahaan: Definisi, Contoh, dan Cara Mengoptimalkannya

12 June 2024

Aset Perusahaan: Definisi, Contoh, dan Cara Mengoptimalkannya

Perpustakaan Digital: Kelebihan dan Kekurangannya

10 June 2024

Perpustakaan Digital: Kelebihan dan Kekurangannya

Penyimpanan Data Digital: Fungsi, Cara Kerja, dan Tipenya

7 June 2024

Penyimpanan Data Digital: Fungsi, Cara Kerja, dan Tipenya

Kelola Proyek, Properti, dan Aset Secara Efisien

Tingkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan dengan produk Tomps yang dipercaya oleh pelaku bisnis di berbagai industri di Indonesia.

Mulai Sekarang

Dapatkan Informasi Terbaru Dari Kami

Nama Lengkap
Email

icon-copyright 2024. Tomps.id by Telkom Indonesia | Tomps telah terdaftar pada: icon-copyright

Temukan Kami di

  • icon-fb
  • icon-linked
  • icon-instagram
  • icon-youtube
icon-wa