Proyek pembangunan merupakan kerja tim yang harus dilakukan dengan komunikasi yang lancar. Karena itu, manajemen komunikasi proyek sangat esensial dalam setiap jenis proyek, besar maupun kecil skalanya. Untuk menjaga manajemen pembangunan proyek berjalan dengan baik, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Manajemen Komunikasi Proyek?

Manajemen komunikasi proyek mengacu pada proses yang membantu memastikan komunikasi yang tepat, disampaikan oleh salah satu pihak dan diterima serta dipahami dengan baik oleh tim. Komunikasi dalam manajemen proyek juga berkaitan dengan pertukaran ide dan pendapat antara para profesional yang mengerjakan tugas terkait proyek. Komunikasi dalam manajemen proyek memastikan bahwa setiap profesional mengerjakan proyek sesuai dengan metode manajemen proyek, sehingga sesuai dengan tujuan dan ekspektasi pembangunan. Komunikasi yang baik akan sangat membantu para profesional bekerja lebih efisien dan dapat meningkatkan kualitas pekerjaan secara keseluruhan.

Kenapa Manajemen Komunikasi Proyek Penting?

Tim sebuah proyek pembangunan terdiri dari para profesional dengan beragam kemampuan dan perspektif. Komunikasi sangat penting untuk menjaga agar semua anggota tim mendapat informasi yang tepat dan fokus pada tujuan. Manajer proyek harus menghabiskan cukup banyak waktu untuk berkomunikasi dengan tim agar bisa memastikan keberhasilan proyek. Meski komunikasi merupakan tugas manajer proyek, tapi ahli profesional lainnya juga harus berkomitmen mengembangkan keterampilan komunikasi mereka saat mengerjakan proyek. Misalnya dengan cara proaktif mengajukan pertanyaan ke manajer proyek apabila ada aspek tertentu yang belum dipahami. Jika ada saran yang dirasa lebih tepat dan sesuai untuk kemajuan proyek juga bisa disampaikan.

Tipe Komunikasi

Dalam manajemen proyek pembangunan berskala besar, biasanya terbagi menjadi beberapa tim. Setiap tim mungkin memiliki cara berkomunikasi masing-masing. Yang pasti, tiap pemimpin tim harus mendapat infonya dengan jelas dari manajer proyek. Berikut ini beberapa tipe komunikasi yang bisa digunakan dalam proyek pembangunan:

1. Rapat Penting untuk mengadakan rapat secara reguler yang diikuti oleh manajer proyek dan para pemimpin di tiap tim. Lalu pemimpin tim akan mengadakan rapat sendiri dengan timnya untuk menyampaikan hasil rapat besar. Rapat sangat berguna untuk menyampaikan perkembangan proyek dan menyampaikan jika ada saran, keluhan, dan lain sebagainya. Di awal proyek, rapat harus dilakukan untuk memastikan rencana. Sekarang rapat lebih mudah dilakukan, karena bisa secara langsung maupun online.
2. Telepon Jika ingin mendapatkan respons langsung dari seseorang atau saat ada sesuatu yang sangat penting, maka telepon adalah alat komunikasi yang paling esensial. Untuk memastikan panggilan telepon efektif, lebih baik kirimkan dulu pesan singkat untuk memastikan pihak yang akan ditelepon ada waktu dan tidak sedang berada di lapangan.
3. Group Chat Group chat bisa menjadi cara yang sangat mudah untuk menjaga komunikasi dengan seluruh anggota tim. Group chat bisa dijadikan platform untuk mengedukasi atau mengasistensi seluruh anggota tim agar terbentuk kerja sama yang semakin baik.
4. Presentasi Presentasi merupakan metode yang efektif di awal proyek untuk menjelaskan rencana dan strategi secara keseluruhan. Presentasi juga mungkin dilakukan di tengah proyek agar semua anggota tim mengetahui dengan pasti sampai di mana perkembangannya.
5. Email Email masih menjadi cara klasik yang bisa dimanfaatkan dalam manajemen komunikasi proyek. Biasanya email digunakan untuk menyampaikan info yang bersifat profesional. Misalnya untuk menginformasikan tenggat waktu, menyebarkan rencana proyek, dan lain-lain.

Tantangan Manajemen Komunikasi Proyek

Saat strategi komunikasi gagal memenuhi fungsinya, maka akan berpengaruh pada kualitas proyek dan membuat klien tidak puas. Berikut ini 3 tantangan yang biasa dihadapi dalam pembangunan proyek:

• Kurangnya Perencanaan Proses perencanaan komunikasi sayangnya masih sering diabaikan, karena itu akan menjadi penyebab utama gagalnya komunikasi dalam sebuah tim pembangunan.
• Tidak Transparan Saat anggota proyek tidak tahu tentang perkembangan terbaru, maka ada gap komunikasi yang sangat membahayakan. Tidak semua anggota tim harus tahu tentang semua detail, tapi pastikan hal-hal yang diperlukan oleh setiap tim harus tersampaikan dengan transparan dan baik.
• Gagal Memperbaiki Komunikasi Kegagalan komunikasi di awal masih wajar, terutama saat ada anggota baru atau mengerjakan proyek yang belum pernah ditangani sebelumnya. Yang penting, bagaimana kegagalan ini bisa ditangani dengan baik. Jangan sampai terus-menerus gagal hingga proyek sudah mencapai setengahnya, karena hasil akhirnya tidak akan baik.

4 Langkah Penting Manajemen Komunikasi Proyek

Agar metodologi manajemen proyek berjalan lancar, jaga komunikasinya dengan 4 cara berikut ini:

1. Rencanakan Komunikasi Sebelum memulai proyek pembangunan apa pun, sangat penting untuk membuat rencana komunikasi agar memastikan setiap info penting bisa disampaikan dengan baik. Proses membuat strategi komunikasi dalam proyek pembangunan meliputi: Menemukan alat manajemen komunikasi yang akan berfungsi sebagai pusat manajemen pengetahuan tim. Gunakan alat kolaborasi proyek untuk berbagi dokumen dan umpan balik serta melacak perkembangan proyek. Menjalin rantai manajemen komunikasi atau alur kerja yang menguraikan dengan jelas. Bagaimana info yang dihasilkan pada setiap tahap proyek disampaikan ke tempat yang dibutuhkan. Menunjuk manajemen komunikasi proyek yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan ke setiap level tim.
2. Mengatur Komunikasi Begitu strategi komunikasi sudah dibuat, langkah selanjutnya adalah menerapkannya untuk menyampaikan info mulai dari mana info tersebut dihasilkan dalam manajemen proyek hingga ke mana info tersebut harus disampaikan. Proses ini harus jelas agar jika ada info yang tidak tersampaikan maka bisa langsung ditemukan di mana letak kesalahannya. Kalau sudah tahu sumber kesalahannya, maka bisa dicari solusi untuk memperbaiki rantai komunikasi.
3. Memantau Komunikasi Analisis strategi kolaborasi proyek sesekali untuk mengetahui apa yang berjalan sesuai rencana dan apa yang tidak. Pastikan semua pesan disampaikan dan diterima menggunakan alat yang telah diputuskan dan yang paling penting, pesan bisa dipahami dengan baik. Akan lebih baik jika kesalahan komunikasi ditemukan di tahap awal pembangunan agar bisa diatasi sesegera mungkin. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahan info yang terlalu fatal di tengah hingga akhir proyek.
4. Dengarkan Tim Langkah ini penting bagi manajer proyek dan setiap pemimpin tim. Kemampuan mendengarkan sangat dibutuhkan untuk mengetahui seperti apa perkembangan dan apakah ada masalah di tiap tim yang harus segera ditangani.

Menjaga manajemen komunikasi proyek agar lancar sejak awal hingga akhir proyek sangat penting demi keberhasilan proyek. Untuk manajemen proyek yang lebih transparan, Tomps by Telkom Indonesia hadir sebagai bentuk supervisi via online. hadir dengan berbagai fitur pintar dan tampilan antarmuka yang mudah, tingkatkan performa tim proyek sekarang juga dengan _Tomps! _