Setiap perusahaan pasti memiliki aset yang dapat digunakan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Supaya nilainya tetap terjaga, maka perlu dilakukan monitoring aset secara real time yang dapat dipantau kapan pun dibutuhkan. Sebenarnya kenapa manajemen aset itu penting dan apa saja manfaat memonitornya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Mengapa Manajemen Aset Penting?

Banyak perusahaan yang sudah paham betapa besarnya kerugian produktivitas jika mereka tidak memperbarui cara melacak dan mengelola asetnya. Manajemen aset lebih dari sekedar menghitung peralatan dan mengetiknya di spreadsheet Excel. Mengetahui data secara mendalam dan mendetail tentang nilai suatu aset membantu perusahaan untuk menghemat uang yang dikeluarkan dan memungkinkan perusahaan dapat penghasilan maksimal untuk setiap aset.

Manajemen aset memungkinkan kita mengetahui di mana posisi aset, siapa yang bertanggung jawab mengelolanya, dan seperti apa kondisinya. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari masalah karena manajemen akan menyediakan data tersebut setiap saat untuk karyawan yang membutuhkan. Akuntabilitas dan efisiensi kerja jadi lebih baik, produktivitas perusahaan pun akan meningkat.

Tugas Manajemen Aset

Untuk mengelola aset, diperlukan tim yang profesional dan dapat diandalkan, sehingga mampu menghadirkan data aset yang akurat. Apa saja tugas tim manajemen aset? Berikut ini beberapa di antaranya:

• Membuat rencana anggaran dan rencana kerja secara periodik terkait semua kegiatan di manajemen aset.
• Melakukan inventarisasi, kualifikasi, dan klasifikasi aset perusahaan agar lebih mudah dikelola.
• Membuat laporan atas rencana dan program kerja.
• Melakukan penilaian atas tiap aset perusahaan.
• Menyusun Standard Operational Procedure (SOP) yang berhubungan dengan manajemen aset.
• Mampu menjabarkan setiap aset perusahaan secara detail mulai dari tipenya, fisiknya, usia, tujuan, biaya, status hukum, dan lain sebagainya.
• Memanfaatkan aset dengan cara menggunakan, menyewakan, hingga menjualnya untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan.
• Melakukan pemantauan aset manajemen.
• Memberikan asuransi (jika diperlukan) agar aset terlindung dengan baik selama masa manfaatnya.

Apa Itu Data Monitoring?

Monitoring aset merupakan salah satu tugas tim manajemen aset. Tim perlu melakukan data monitoring untuk memantau apa saja data yang dimiliki oleh perusahaan. Data monitoring adalah proses peninjauan dan evaluasi data perusahaan secara proaktif dan kualitasnya untuk memastikan bahwa data tersebut sesuai dengan tujuannya.

Untuk memiliki data center monitoring yang berjalan dengan baik, diperlukan software pemantauan yang mampu mengukur dan melacak data dengan menggunakan dasbor, peringatan, dan tentu saja laporan. Setiap software tentu menawarkan fitur yang penting digunakan untuk melakukan monitoring.

Manfaat Monitoring Aset

Apa pun jenis aset yang dimiliki perusahaan, monitoring aset sangat penting dilakukan karena perusahaan akan mendapatkan beberapa manfaat di bawah ini:

1. Mengurangi Biaya Maintenance Setiap aset pasti membutuhkan biaya maintenance atau pemeliharaan. Besar dan kecilnya tergantung dari jenis dan nilai aset itu sendiri. Pemeliharaan aset seperti alat, mesin, dan kendaraan sangat penting untuk memperpanjang masa manfaatnya bagi perusahaan. Dengan mengelola pemeliharaan dengan benar, bisnis dapat mengurangi pengeluaran darurat terkait pemeliharaan dan membantu menghemat biaya. Perusahaan dapat melacak armada kendaraan, mesin ultrasound, lift mobil, atau yang lainnya, yang pasti mengelola biaya pemeliharaan akan mencegah aset rusak dan menghemat biaya tak terduga. Mesin, peralatan, kendaraan, dan teknologi yang dapat berfungsi dengan baik dan tahan lama merupakan salah satu manfaat utama manajemen aset.
2. Memperpanjang Masa Manfaat Aset Maintenance yang tepat akan memperpanjang masa manfaat sebuah aset. Perusahaan dapat melakukan maintenance yang tepat kalau memiliki data aset yang rapi dan memantaunya secara berkala. Tanpa manajemen dan monitoring data yang baik, akan sulit untuk mengetahui kondisi aset secara real time. Dari manajemen data aset, akan terlihat semua data aset hingga detail, hingga ke lokasi saat ini, kondisinya, dan siapa yang terakhir kali memakainya dan untuk apa. Dengan pelacakan yang begitu detail, jika terjadi kerusakan atau masalah tertentu, maka akan jauh lebih mudah dilacak dan menemukan solusi untuk menyelesaikan masalahnya.
3. Mempercepat Penghitungan Inventaris dan Audit Sebagian besar bisnis melakukan penghitungan inventaris dan audit. Kedua hal ini sering kali dianggap sebagai sesuatu yang membosankan, untungnya audit inventaris merupakan salah satu manfaat utama sistem monitoring aset. Pemantauan ini membantu tim mempersiapkan inventaris dan audit karena sudah ada semua data yang diperlukan untuk memulai. Misalnya jika suatu perusahaan menggunakan aplikasi monitoring aset, maka perusahaan tersebut cukup membuat laporan yang mengungkapkan aset berdasarkan data dari aplikasi tersebut. Bandingkan data riil dan data yang ada di aplikasi untuk melakukan inventaris dan audit.
4. Memantau Dokumentasi Utama Saat perusahaan membeli mesin, peralatan, atau teknologi baru, biasanya pembelian tersebut disertai dengan cukup banyak dokumentasi. Bentuknya berupa manual, pedoman keselamatan, panduan pemeliharaan, yang sifatnya mudah hilang atau rusak jika bentuk fisiknya disimpan di suatu tempat tanpa dicatat. Untungnya monitoring aset salah satu fungsinya adalah memantau dokumentasi utama di mana perangkat aset berada. Cukup tambahkan tautan dokumentasi ke profil item. Dengan begitu, dokumentasi bisa diakses dan dilacak juga di data manajemen aset dengan sangat mudah.
5. Mempertahankan Catatan dengan Sempurna Aset perusahaan nilainya sangat berharga dan dokumentasi yang menyertai info setiap aset bukanlah satu-satunya hal yang perlu dipertahankan. Salah satu manfaat sistem monitoring aset adalah perusahaan akan selalu memiliki akses ke catatan yang mungkin diperlukan untuk menjual aset, mengklaim penyusutannya, atau memahami cara menggunakannya dengan baik. Tanpa monitoring aset, catatan ini dapat hilang dengan mudah.
6. Mempercepat Proses Akuntansi Akuntansi sebuah perusahaan bisa menjadi sangat rumit, apalagi jika skala perusahaannya besar. Adanya manajemen aset yang dapat dimonitor dengan mudah akan sangat membantu proses akuntansi. Ini termasuk membuat neraca, menghitung penyusutan aset, mengajukan pajak bisnis, atau membuat tabulasi secara umum untuk mengetahui nilai aset. Sistem monitoring aset yang dioptimalkan akan sangat membantu menyederhanakan proses ini.
7. Meningkatkan Visibilitas dan Produktivitas Sistem monitoring aset yang solid akan memudahkan semua pemangku kepentingan untuk memahami aset perusahaan. Terutama kalau tim berada di lokasi yang berbeda-beda, penggunaan software monitoring akan menjamin visibilitas dan aksesibilitas setiap saat. Karena akses yang mudah, karena itu karyawan yang membutuhkan dapat mengolahnya dengan lebih cepat, dengan begitu produktivitas pun ikut meningkat.

Pentingnya monitoring aset dalam setiap perusahaan ternyata berdampak pada keseluruhan aktivitas operasional perusahaan. Pastikan untuk menggunakan software monitoring aset yang berkualitas seperti Tomps agar lebih mudah memiliki data yang terkini dan memantaunya secara real time. jadi tak perlu berlama-lama lagi, langsung saja kunjungi website Tomps untuk info lebih lanjut!