Sumber daya adalah kekuatan yang mendorong setiap proyek agar sukses. Saat sumber daya dialokasikan dengan tepat, maka setiap karyawan akan memiliki apa yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas. Sebagai manajer proyek, sangat penting untuk membuat RBS dalam proyek pembangunan. Apa itu RBS dan seperti apa contoh RBS? Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa Itu RBS?

RBS adalah singkatan dari Resource Breakdown Structure, merupakan sebuah metode yang menjabarkan sumber daya apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam rencana proyek atau struktur rincian kerja (Work Breakdown Structure/WBS). Di dalamnya mencakup jenis sumber daya, termasuk manusia, waktu, aset tak berwujud, dan aset berwujud. Sebelum proyek dimulai, RBS membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya. Ketika pekerjaan sedang berlangsung, ada baiknya manajer proyek melacak terlebih dulu pemanfaatan sumber daya, karena RBS dapat menjadi tulang punggung proyek yang sukses. Sama seperti WBS, RBS merupakan sistem hierarki yang akan membantu dalam membagi-bagi sumber daya ke dalam tugas-tugas begitu banyak dalam satu proyek.

Pentingnya RBS dalam Proyek

RBS merupakan sistem yang fleksibel dan bisa diimplementasikan dalam berbagai industri untuk mengalokasikan sumber daya dengan efisien. Berikut ini adalah beberapa kelebihan RBS dalam mengerjakan proyek:

• Menjadi satu sumber dari semua informasi penting yang akan membantu di sepanjang proyek.
• Mengidentifikasi sumber daya yang tumpang tindih dan kemungkinan interaksi antara sumber daya yang berbeda untuk mengatasi kemacetan kerja dengan efisien.
• Cara cepat untuk melihat alokasi beban kerja dan tenaga kerja.
• Membatasi ketidakpastian dan ketidakstabilan dalam suatu proyek dalam penyediaan sumber daya. Hal ini tidak hanya membantu dalam pengelolaan sumber daya yang bertanggung jawab, tetapi juga membawa transparansi ke dalam sistem.
• Membantu manajer proyek untuk melihat gambaran yang lebih besar dengan menjadikannya lebih terorganisir dan efisien. Hal ini juga membantu manajer proyek dalam membuat prediksi yang akurat karena mereka memiliki semua informasi di hadapan mereka.
• Memungkinkan korespondensi dan dukungan lintas fungsi di antara tim yang berbeda, sehingga dapat berbagi sumber daya dengan lancar.
• Membantu membuat keputusan dalam penganggaran jadi mudah dengan membuat proyeksi total biaya proyek secara lebih akurat.

Siapa yang Membuat RBS dalam Proyek?

Pada umumnya, membuat RBS menjadi tugas manajer proyek atau manajer sumber daya. RBS harus disiapkan oleh seseorang di dalam tim yang punya akses ke semua informasi yang dibutuhkan, mulai dari tim, anggaran, software, peralatan, dan lain sebagainya. Waktu yang tepat untuk membuat RBS adalah di tahap awal proyek saat eksekusinya masih dalam tahap perencanaan. Estimasi dalam persiapan akan membantu manajer proyek untuk mengeksekusi proyek dengan lebih efisien dan lebih akurat. Begitu sudah disiapkan, RBS lalu didistribusikan ke semua stakeholder proyek. RBS akan membantu semua yang berkepentingan untuk memahami proyek dan membantunya berjalan dengan mulus.

Contoh Item yang Dimasukkan ke RBS

Saat membuat RBS, item di dalamnya sangat tergantung dari jenis proyeknya. Secara umum, sumber daya yang bisa dimasukkan ke dalam RBS adalah:

• Sumber Daya Manusia Ini termasuk semua karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Buat daftar nama karyawan, posisinya, dan tugas apa yang menjadi tanggung jawab mereka.
• Peralatan Buat daftar obyek nyata yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini termasuk kendaraan, mesin, peralatan di laboratorium, peralatan pengujian, dan sistem konferensi video.
• Waktu Waktu biasanya masuk ke dalam daftar sumber daya sekunder. Waktu menjadi sumber informatif jika dipadukan dengan sumber daya yang lain. Misalnya berapa lama waktu yang dibutuhkan bagi seorang karyawan untuk mengerjakan satu tugas. Atau berapa lama mesin tertentu mampu mengerjakan satu tugas.
• Teknologi Sumber daya teknologi biasanya tidak berwujud dan mencakup hal-hal seperti program komputer, bandwith internet, memori cloud, dan langganan software.
• Material Proyek konstruksi tentu membutuhkan berbagai macam material. Mulai dari pasir, batu, kayu, logam, dan masih banyak lagi. Selain itu, material juga termasuk suku cadang atau komponen elektronik.
• Ruang Fisik Beberapa proyek membutuhkan ruang rapat, laboratorium, fasilitas pengujian, dan ruang fisik lainnya. Di dalamnya juga termasuk lokasi yang disewa.
• Servis Terakhir adalah layanan yang dibutuhkan dan harus dibayar selama proyek berlangsung. Beberapa proyek membutuhkan outsourcing, terutama untuk tugas yang tidak bisa dikerjakan oleh manajer proyek dan timnya.

Cara Membuat RBS

Berikut ini beberapa langkah untuk membuat RBS yang efektif:

1. Membangun Rencana Pengelolaan Sumber Daya yang Baik RBS yang berkualitas didasarkan pada rencana pengelolaan sumber daya yang kuat. Dengan membuat template RBS, manajer proyek akan memiliki kerangka dasar yang dapat digunakan untuk membangun proyek dengan efektif. Dengan rencana ini, manajer akan mengetahui apa saja sumber daya yang saling terkait dan mengisi kesenjangan jika diperlukan.
2. Mengelola Penugasan Tenaga Kerja Sumber daya manusia pada umumnya merupakan bagian paling penting dari tiap proyek. Terkadang bagian ini merupakan tugas yang paling menantang dalam RBS. Manajer proyek harus mengalokasikan orang yang tepat pada tugas yang tepat. Tingkat kerumitan akan makin meningkat saat satu orang menangani banyak proyek secara bersamaan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui siapa yang mengerjakan tugas tertentu dan siapa saja yang berada di bawahnya. Karyawan yang mendapat tugas tersebut harus bekerja hanya dengan sumber daya yang dialokasikan pada mereka.
3. Mengelola Sumber Daya Mengelola sumber daya bukanlah hal yang simpel, begitu juga dengan melacaknya. Hanya manajer yang memiliki penilaian baik dan kemampuan analitis yang mampu mengalokasikan sumber daya dengan efisien. Manajer proyek yang berpengalaman akan mempertimbangkan pro dan kontra dalam alokasi sumber daya dan menghitung anggarannya.
4. Tentukan Risiko Sumber Daya Setiap proyek pasti mempunyai risiko yang terkait dengan proyek tersebut. Risiko sumber daya merupakan bagian penting dari setiap proyek dan muncul ketika sumber daya yang langka harus dialokasikan untuk berbagai tugas yang berbeda. Oleh karena itu, mengembangkan rencana risiko sumber daya yang komprehensif di RBS sangat penting.

Agar sebuah proyek berjalan dengan lancar dan sukses, penting untuk membuatnya transparan sejak awal dengan RBS dan komponen penting lainnya. Gunakan software manajemen proyek yang dapat diandalkan untuk kesuksesan proyek, seperti Tomps by Telkom Indonesia. Tomps merupakan solusi digital manajemen kolaboratif berbasis mobile dan web yang mengedepankan kemudahan dalam mengelola kebutuhan perusahaan dengan supervisi online. Tomps hadir dengan beragam fitur pintar yang akan sangat membantu proyek, yuk kunjungi website Tomps untuk mengetahui setiap fiturnya!